Spremno pismo je eden najpomembnejših delov vsakega predloga, saj je to vaša priložnost, da naredite dober prvi vtis o svojem potencialnem delodajalcu ali naročniku. Ta prvi vtis bo močno vplival na vaše možnosti za sprejem, zato je pomembno, da ustvarite čisto, pristojno spremno pismo, ki je profesionalno in opazno. Standardno spremno pismo je ena stran s tremi odstavki.
V glavo vnesite svoje ime in kontaktne podatke (vključno z naslovom, telefonsko številko, e-poštnim naslovom in delodajalcem).
Pismo naslovite na pravilno osebo. Izogibajte se obravnavi pisma "komu se lahko nanaša", saj to kaže na pomanjkanje strokovnosti in sposobnosti za raziskovanje.Odkrijte, kdo prebere predloge, tako da opravite nekaj raziskav na spletni strani organizacije ali pokličete organizacijo, ki jo želite vprašati.
Zberite pozornost bralca v prvem odstavku. Želite ustvariti takojšnjo povezavo s čitalnikom in jih narediti dovolj radovedne, da še naprej berejo preostanek spremnega pisma. Poskusite uporabiti ponudbo, statistiko ali vprašanje v zvezi z vašim predlogom. Od tam lahko neposredno navedete namen vašega predloga. V začetnem odstavku morate vključiti tudi informacije o tem, kako ste spoznali podjetje ali organizacijo, in nekaj kratkih informacij o sebi.
Pojasnite svoje poverilnice in ozadje v drugem odstavku. Pokažite, da ste si vzeli čas za raziskovanje organizacije, tako da pojasnite, kako bodo vaše sposobnosti in izkušnje koristile podjetju. Uporabite posebne primere. Če na primer predložite predlog za mlekarsko zadrugo, razložite, kako lahko vaše izkušnje pri molzenju krav 17 let in vaše izkušnje kot vodje lokalne banke naredijo dragoceno sredstvo za omenjeno mlekarsko zadrugo.
Navedite vaše zanimanje za sodelovanje z organizacijo v tretjem odstavku. Pojasnite, da boste predlog nadaljevali s klicem organizacije ali od bralca zahtevali, naj se odzove z vami in vam naroči razgovor. Ponudite dodatne informacije, če organizacija to zahteva.
Zaprite pismo. Navedite, da ste vaš predlog priložili s spremnim pismom. Hvala organizaciji za njen čas in pozornost. Na dnu pisma vključite svoj podpis.
Nasveti
-
Naj bo preprosto. Želite, da je vaš predlog enostaven za branje in profesionalen. Pišite na jasen in jedrnat način in vključujte samo informacije, ki jih mora organizacija poznati.
Standardno spremno pismo je običajno tri odstavke v dolžino, vendar se ne morate vedno držati te formule. Če menite, da bi bil vaš predlog bolje razložen v štirih ali petih odstavkih in potrebujete več kot eno stran, je to sprejemljivo. Vendar se izogibajte predolgemu predlogu; predolgi predlogi verjetno ne bodo prebrani.
