Sledenje denarnih tokov, zaračunavanje in kreditne linije se nanašajo na knjigovodstvo. Knjigovodje morajo odpraviti neskladja, ki se pojavljajo v računovodskih izkazih podjetja, in olajšati komunikacijo, povezano s financami, med drugimi člani osebja, da bi zagotovili, da se informacije v celoti in natančno prenašajo v poslovno knjigo. Čeprav obstaja nekaj jasnih prednosti knjigovodstva, ima praksa pomanjkljivosti, ki lahko vplivajo na učinkovitost in donosnost podjetja.
Pravna obveznost
Ena od prednosti knjigovodstva je, da izpolnjujete zakonsko obveznost vzdrževanja finančnih poročil za vaše podjetje. Podjetja niso zakonito pooblaščena, da delujejo "pod mizo", tako rekoč. Morate slediti in dokumentirati prihodke in izdatke, da bi vsako leto plačali ustrezne davke. Če ne boste vodili knjig v podjetju, lahko pride do kazni za vlado, če ste revidirani in zahtevate dokazila o poslovnih transakcijah vašega podjetja.
Odgovornost in preglednost
Druga prednost knjigovodstva je odgovornost in preglednost. Knjigovodstvo ustvarja odgovornost s strankami, saj lahko preverite prejšnje transakcije in preverite cene ali plačila. Prav tako ustvarja odgovornost med poslovnimi partnerji, saj lahko pooblaščeni partnerji dostopajo do poslovnih knjig, da pregledajo prihodke in odhodke, ali pregledajo signale, da se denar neustrezno uporablja ali poroča. Knjigovodstvo ustvarja večjo preglednost; podjetja lahko svoje knjige odprejo potencialnim vlagateljem, ki jih zanima dokumentacija o finančnem stanju podjetja.
Podatki
Knjigovodstvo ustvarja trdne podatke, ki jih lastniki podjetij lahko uporabijo za sprejemanje ozaveščenih odločitev o povečanju, zmanjšanju stroškov ali prevzemu dodatnih kreditnih linij. Namesto posplošenih, subjektivnih mnenj o tem, ali podjetje »dobro dela« ali »upočasnjuje«, lahko zadevne stranke poudarjajo trende navzgor ali navzdol z uporabo primerov in sledenjem dobička. Podatki iz knjigovodstva se lahko uporabijo za utemeljitev zapiranja prodajnega mesta, najem dodatnega zaposlenega ali razširitev na dodatne produkte.
Čas
Ena pomanjkljivost v zvezi s knjigovodstvom je čas. Zbiranje finančnih evidenc, raziskovanje neskladnosti v knjigovodstvu in odkrivanje napak lahko traja več ur, tudi z avtomatizirano računalniško programsko opremo. Čas je potreben za vzdrževanje knjig z dodajanjem novih informacij, prav tako pa je potreben čas za učinkovito analizo knjigovodskih evidenc za sprejemanje finančnih odločitev.
Stroški
Stroški so še ena pomanjkljivost v zvezi s knjigovodstvom. Najem zunanjih knjigovodskih storitev je lahko za manjša podjetja drag, čeprav je lahko cenejši od najema imenovanega računovodje za polni delovni čas. Nakup knjigovodske programske opreme za vaše podjetje je lahko tudi drago, še posebej zato, ker jih je treba posodobiti in nadomestiti, ko so na voljo novejše različice.
Netočnosti
Druga pomanjkljivost knjigovodstva se nanaša na netočnosti. Nenamerne netočnosti lahko še vedno povzročijo izgubljen čas in denar, ker jih je treba identificirati in popraviti. Namerne netočnosti nezanesljivih delavcev ali poslovnih partnerjev lahko povzročijo „kuhane knjige“, ki jih je mogoče obravnavati kot poslovno goljufijo ali davčno utajo s strani vlade. Najem revizorja za pregled vaših knjigovodskih evidenc lahko pomaga pri prepoznavanju teh težav.
