Poslovni scenarij je zdaj zasnovan na projektu. Projekti vključujejo medfunkcijske skupine, raznolikost mnenj pa pomaga pri inovacijah. Cilj mnogih poslovnih projektov je izpolniti in preseči pričakovanja kupcev. Integrirano projektno vodenje je nova poslovna mantra, pri kateri je vodenje projekta celovit proces izvajanja strateškega načrta. Razumevanje procesa življenjskega cikla projekta je ključnega pomena za vsa področja dela, saj pomeni boljšo učinkovitost.
Opredelitev projekta
Podjetja se pogosto zanašajo na „projekte“, da zadovoljijo potrebe strank. »Projekt« se razlikuje od vsakodnevnih rutinskih dejavnosti in dolgoročnih »programov« z določenimi značilnostmi. Da bi bila naloga imenovana „projekt“, bi morala biti naloga določenega cilja, biti enkraten napor z vzpostavljeno življenjsko dobo. Projekti imajo tudi specifikacije učinkovitosti in so omejeni s časom, denarjem, delovno silo in drugimi viri. Za vsak življenjski cikel projekta so značilne štiri faze: faza določanja, faza načrtovanja, faza izvedbe in faza izvajanja.
Vodenje projektov
Projektno vodenje je proces načrtovanja, razporejanja in nadzora projektov. Več dejavnikov je povzročilo večji poudarek na učinkovitem vodenju projektov. Vse večja svetovna konkurenca je privedla do stisnjenega življenjskega cikla izdelkov. Podjetja se ukvarjajo s krajšimi scenariji razvoja izdelkov za „čas do trženja“. Eksplozija znanja s skupnimi informacijskimi omrežji in večjo osredotočenostjo na stranke je prispevala k večji kompleksnosti projektov. To zahteva učinkovito upravljanje medfunkcijskih projektnih skupin. Podjetja hkrati izvajajo številne projekte. Zato je dodeljevanje sredstev in učinkovito vodenje projektov strateškega pomena.
Načrtovanje
Načrtovanje v okviru projekta vključuje pripravo načrta za pravilno izvedbo projekta. Proces načrtovanja vključuje opredelitev projekta, vključno s predlaganim izidom projekta. Proces načrtovanja vključuje tudi jasno opredelitev ciljev in ciljev projekta, specifikacije kakovosti, proračuna in časovnih ocen ter kontrolnih parametrov. Skratka, faza načrtovanja je stopnja za pregled in potrditev ciljev in smernic projekta ter reševanje vseh vprašanj, ki ogrožajo okolje. Med načrtovanjem so zasnovani tudi pristopi v izrednih razmerah, da bi se izognili pastem. V idealnem primeru bi moral proces načrtovanja vključevati vse člane skupine.
Razporejanje
Načrtovanje projektov vključuje razčlenitev projekta na jasno opredeljene enostavnejše naloge. To je znano tudi kot "struktura razčlenitve dela". Ta struktura članom ekipe omogoča razumevanje zapletenega projekta v smislu preprostih izvedljivih nalog. Razporejanje vključuje tudi dodelitev teh nalog ustreznemu osebju in določitev časa, denarja in drugih omejitev sredstev za vsako nalogo. Na primer, če naj bi projekt organiziral konvencijo, bi struktura razčlenitve dela vključevala naloge, kot so rezervacija dvorane ali tiskanje brošur. Za vsako nalogo so dodeljeni posebni ljudje s časovnimi, denarnimi in kakovostnimi omejitvami.
Nadzor
Izvedba projekta vključuje obravnavo nepričakovanih dogodkov. Medtem ko vzpostavljanje jasnega načrta in postopka razporejanja zmanjšuje nejasnosti, mora vodja projekta skrbno izvajati nadzor, da bi ohranil čas, kakovost in proračunske zahteve. Dva elementa projektnega nadzora vključujejo vzpostavitev in doseganje jasno določenih mejnikov projekta in vzdrževanje jasnih komunikacijskih linij. Mejniki pomagajo pri spremljanju napredka, komunikacija pa pomaga pri nadzoru in izboljšanju timskega dela.
