Prehod iz uporabe papirja in svinčnikov ali različnih samostojnih računalniških programov v integriran informacijski sistem je zanesljiv znak rasti malih podjetij. Za razliko od nepovezanega ročnega sistema, sistem, ki temelji na tehnologiji, obravnava vse vidike shranjevanja, obdelave, distribucije in sporočanja poslovnih informacij iz osrednje lokacije. Čeprav se prednostni cilji pogosto osredotočajo na neopredmetene koristi, kot so pridobivanje konkurenčne prednosti ali povečanje zadovoljstva strank, številna podjetja uživajo tudi oprijemljive koristi, kot so prihranki pri stroških, boljši nadzor in manj napak pri vnosu podatkov.
Opredelitev opredmetenega
Kaj vključite v seznam oprijemljivih koristi je odvisno od tega, ali te ugodnosti razvrstite po ozki ali široki opredelitvi. Če vaše podjetje uporablja ozko opredelitev, so oprijemljive koristi le tiste, ki jih lahko količinsko opredelite in merite v denarnem smislu. Ti vključujejo takojšnje zmanjšanje stroškov in dolgoročne prihranke stroškov. Širša definicija vključuje tudi skoraj oprijemljive koristi, ki jih ne morete količinsko opredeliti v denarnem smislu, vendar jih lahko neposredno vidite, se jih dotaknete ali občutite.
Ugodnosti za prihranke pri stroških
Čeprav je za začetek spoznanja, da prihranki pri stroških in stroški ne bodo trajali čez noč, pogosto potreben čas, sčasoma postanejo finančne koristi bolj očitne. Poleg tega se te koristi pogosto pojavljajo v zaporedju. Na primer, informacijski sistem poveča produktivnost, kar lahko privede do zmanjšanja delovne sile, kar zmanjša vaše operativne stroške. Prav tako lahko izboljša učinkovitost pri naročanju zalog, kar pogosto zmanjša čas priprave in povzroči zmanjšanje zahtev in stroškov zalog.
Boljša notranja kontrola
Številne oprijemljive koristi delujejo na izboljšanju preventivnih in detektivskih notranjih kontrol. Na primer, centraliziran sistem za shranjevanje informacij omogoča boljši nadzor dostopa. Hitrejše poročanje, ki se pogosto prevede v povratne informacije v realnem času, povečuje odgovornost in zmanjšuje možnosti zlorabe poslovnih sredstev, goljufije ali notranje kraje. Poleg tega samodejno sledenje ne samo, da je iskanje trenutnih in zgodovinskih dokumentov lažje, temveč vam omogoča tudi izdelavo in pregledovanje celotnih revizijskih sledi za večino transakcij.
Povečani prihodki
Informacijski sistem lahko izboljša odzivni čas in poveča prihodke od prodaje. Oprijemljive koristi, kot so izboljšana razpoložljivost podatkov in manj ozkih grl v informacijskem sistemu za upravljanje zalog, lahko pomagajo povečati prodajo z zmanjšanjem zalog in naročil za nazaj. V delu za upravljanje odnosov s strankami lahko lažji dostop do informacij o strankah pomeni razliko med izdelavo in odsotnostjo prodaje. Prav tako omogoča prodajalcem in uporabnikom storitev, da spremljajo zgodovino naročil strank in načrtujejo pravočasne prodajne klice.
