Računovodski oddelki uporabljajo različne kratice za prepoznavanje odgovornosti, oddelkov ali vladnih agencij. Medtem ko so nekatere kratice specifične za industrijo, druge pa obstajajo univerzalno. A / P predstavlja oddelek "obveznosti do dobaviteljev" v večini podjetij.
Pozicije
Oddelki, ki jih je treba plačati, se razlikujejo po velikosti od ene osebe do več ljudi na več različnih nadzornih ravneh. Zaposleni v računih plačujejo podatke iz računov v računovodski sistem in račune usklajujejo z varnostno dokumentacijo. Nadzorniki plačilnih računov nadzirajo delo referentov, ki se plačujejo, in odgovarjajo na poizvedbe drugih oddelkov v zvezi s plačili računov ali bilancami dobaviteljev. Vodje plačilnih računov vodijo oddelek tako, da načrtujejo posamezne vloge znotraj oddelka, proračunske stroške oddelkov in sodelujejo z drugimi upravljavci podjetja pri odločanju.
Odgovornosti
Oddelek za plačilo računov vzdržuje odgovornost za pravočasno plačevanje računov. Mnogi ponudniki ponujajo popuste za plačevanje računov v določenem časovnem okviru. Oddelek za obveznosti do dobaviteljev spremlja roke zapadlosti skupaj z datumi popusta, da bi podjetju zagotovil največje razpoložljive popuste. Oddelek za plačilo računov mora preveriti, ali je pred plačilom vsak račun točen. Oddelek za plačila računa preveri preverjanje tiskanja s podpisom poslovodstva na čeku. Preverjanja in računi morajo biti zaklenjeni.
Notranji nadzor
Zaradi višine denarja, ki se prenaša prek oddelka za plačila, mora biti prednostna naloga notranja kontrola. Osnovno varovanje pregledov se doseže z zaklepanjem praznih pregledov in omejevanjem dostopa do ključa.Preverjanje računa ugotavlja, ali je vsak račun točen in veljaven. Dolžnosti so razdeljene med različne člane skupine, da se zagotovi, da noben posamezen član skupine ne more dostopati do celotnega sistema brez pregleda druge osebe.
Izboljšava procesa
Tiskanje je pogosto ročni postopek, ki zahteva človeško delo za dolgotrajne naloge, kot je polnjenje ovojnic. Izboljšanje procesov zmanjšuje potrebo zaposlenih, ki delajo na delu z dodano vrednostjo in zaposlenim omogoča, da se osredotočijo na analitično delo. Izboljšave vključujejo uporabo elektronskih plačil in elektronskih sistemov odobritve.
