Kodiranje v računovodstvu je proces dodeljevanja številk ali črk podatkom za ustvarjanje podatkovne baze za hitro iskanje. Računovodske kode niso univerzalne, saj lahko vsak računovodja, računovodska družba, institucija ali podjetje oblikuje svoj sistem kodiranja v računovodstvu, prilagojenem lastnim organizacijskim potrebam. Nekatere vrste kodiranja so preproste in naravnost naprej, druge pa zahtevajo priročnik za interpretacijo.
Mnemonično kodiranje
Mnemonično kodiranje v računovodstvu uporablja skrajšane črke, ki pomenijo celotno besedo. Na primer, »ACCT« lahko pomeni »račun«, »DT« za »datum« ali »GTL« za »skupni znesek«.
Zaporedno kodiranje
Imenuje se tudi zaporedno kodiranje, zaporedno kodiranje v računovodstvu uporablja številke, ki imajo zaporedni vrstni red. V knjigovodski knjigi lahko zaporedna koda teče po strani strani z eno na vsaki novi vrstici. Primer zaporedne kode je 00, 01, 02, 03 itd.
Hierarhično kodiranje
Podobno kot sistem Dewey Decimal Classification v knjižnici so hierarhične kode tiste, ki jih računovodja lahko po potrebi neskončno razširi na strukturiran in logičen način. Na primer, če bi računovodja želel ustvariti glavni del v svojem računovodskem sistemu, bi določila številko z vsakim oddelkom, kot je »808 sredstev« in »809 obveznosti«. Potem, če bi želela ustvariti pododdelke, bi to storila. tako z uporabo decimalke, kot je »808.01 Finančna sredstva«. Računovodja bi lahko še naprej dodajal pododdelke vsakemu pododdelku, kot je potrebno, na primer „808.01.001 Finančna sredstva za obdobje 2001–2002“.
Blokiranje kodiranja
V računovodstvu se kodiranje s črkami nanaša na številke, ki jih posameznik lahko pripiše splošnim računovodskim izrazom med knjigovodstvom. Na primer, če se kodna oznaka glasi: »5000: Fiksna sredstva, 6.000: Zaloge«, je blok 5.000 izključno za vse, kar se ukvarja z osnovnimi sredstvi. Ker so ti kodni bloki 1.000 številk narazen, lahko posameznik doda do 1000 kod za podblok ali podkategorije.
Faceted Coding
Izrazita koda v računovodstvu je vrsta združenih številk, ki predstavljajo različne naslove, ki jih lahko uporablja računovodja. Na primer, če računovodja vodi knjige za maloprodajno lokacijo, lahko navede, da Facet 1 ali skupina 1 predstavlja različne oddelke v skladišču; Facet 2 predstavlja različne vrste stroškov, ki jih lahko ima trgovina; in Facet 3 vsebuje podkategorije Facet 2.
V vsakem vidiku je zaporedna koda, ki predstavlja drugo postavko. V tem primeru ima lahko Facet 1 naslednja polja: 00 Spletna prodaja, 01 Prodaja v trgovini in 02 Vračila. Facet 2 bi lahko vključeval naslednja področja: 00 tržni stroški, 01 pisarniške potrebščine in 02 stroški dela. Nato bi lahko Facet 3 vseboval niz kodnih kod, kjer številke od 0000 do 01000 predstavljajo režijske stroške, pri čemer številka 0050 predstavlja strošek za nakup internetne domene. Če bi računovodja uporabil fasetirano kodo, bi se serija številk, ki bi predstavljale stroške za promocijo spletne trgovine z novo spletno stranjo, glasila »00 00 0050«. Vsak odsek te kode predstavlja vsak posamezen vidik: 00 (spletna prodaja)) 00 (tržni stroški) 0050 (strošek internetne domene).
