Tako ste prejeli naročilo in kupcu poslali izdelek ali storitev, ki ste jo zahtevali. Čestitamo! Nato morate naročnika plačati. Postopek zbiranja denarja se začne s fakturo, ki se pošlje stranki in prikazuje znesek ter pogoje plačila. Priprava računa ustvari terjatev.To je vrednost vašega podjetja in je visoko na seznamu sredstev, saj se zlahka pretvori v denar.
Nasveti
-
Pri obračunavanju se pri pripravi računa oblikuje terjatev. Takoj ko je plačan, račun postane gotovina.
Definicija računa za prodajo
Račun za prodajo je poslovni dokument, ki je pripravljen vsakič, ko morate zahtevati plačilo od stranke za blago ali storitve, ki ste jih dobavili. Račun vsebuje pomembne podrobnosti, kot so izdelek, količina, cena in plačilni pogoji, kot so bančni podatki podjetja. Kar se tiče dokumentov, je to najlažje ustvariti in je tudi eden najpomembnejših. Račun dokazuje, da je stranka dolžna plačati. Z izdajanjem računa preverjate pogodbo, ki obstaja med vami in stranko in ste izpolnili svojo stran pogodbe. Ko se stranka strinja z računom, postane zakonski dolg, ki ga mora stranka plačati.
Kakšna je razlika med računom in računom?
V tem trenutku je vredno pojasniti nekaj terminologije, ker je pogosto veliko zmede glede tega, kaj je račun in kaj je račun. Račun se od prodajalca vedno pošlje stranki v upanju, da bo plačan v določenem času. Torej, ko nudite blago in storitve, boste vedno ustvarili račun. Račun je nekaj, kar mora stranka plačati. Tako je račun, ki ste ga ustvarili na strani stranke ograje, račun. To je isti dokument, vendar z drugačnim imenom, odvisno od tega, ali plačujete ali prejemate denar.
V računovodskem smislu je to razlikovanje pomembno. Vi in stranka boste za knjigovodske namene uporabljali isti račun. Vendar, medtem ko bo stranka uporabila račun za beleženje denarja, ki mora zapustiti podjetje, ki se imenuje plačljivi račun, ga boste uporabili za beleženje denarja, ki bo prišel v podjetje, ki se imenuje terjatev.
Katere informacije morajo biti prisotne na računu za prodajo?
Na splošno lahko račun razdelite na dva dela: glavo računa in jedro zaračunavanja. Glava računa vsebuje:
- Ime in naslov prodajalca.
- Ime in naslov prejemnika.
- Datum računa - to je ključnega pomena! Ura za stranko začne teči na datum računa. Če imate časovno omejitev za plačilo, ki bi jo morali, potem vključitev datuma zagotavlja, da so vsi na isti strani, ko je plačilo zapadlo.
- Enotna številka računa.
- Številka naročila, če uporabljate sistem naročil za nadzor nad poslovnimi nakupi.
Jedro zaračunavanja vsebuje:
- Podroben opis opravljenih storitev ali dobavljenih proizvodov, vključno s količinami in cenami.
- Vsi veljavni prometni davki.
- Skupna cena, ki jo je treba plačati.
- Pogoji za plačilo. Na primer, lahko navedete »neto 30«, kar pomeni, da celoten znesek zapade v 30 dneh.
- Način plačila, kot so podatki o bančnem računu ali ime osebe, kjer lahko stranka pošilja čeke.
Kaj je prodajni račun v računovodskih pogojih?
Veliko podjetij ima precej strank, ki ne plačajo takoj. Če uporabljate obračunsko metodo obračunavanja računov, boste beležili dohodek, ko ste ga zaslužili, in ne, ko denar pristane na vašem bančnem računu. To pomeni, da potrebujete metodo za beleženje prihodkov, ki ste jih upravičeni do prejemanja, vendar jih še niste prejeli. Računovodski prodajni račun je "terjatev do kupca" ali "A / R". Terjatve do kupcev predstavljajo vsa plačila, ki so posledica vašega poslovanja, ki jih stranke še niso plačale.
Če razmišljate o tem, kar dejansko storite, ko ustvarite račun, za krajši čas podaljšate brezobrestni kredit za stranke. Dovoljujete jim, da pridobijo blago ali storitve pred plačilom na podlagi zaupanja, da bo plačilo izvedeno na datum plačila. Terjatev je preprosto način za zajemanje tega zaupanja.
Kako zabeležite račun?
A / R so izjemno dragoceni za vaše podjetje, ker ko so plačani, takoj pretvorijo v gotovino. Kot take jih boste zabeležili kot sredstva v bilanci stanja podjetja. Običajno je seznam sredstev v vrstnem redu likvidnosti, ki meri, kako hitro se lahko nekaj pretvori v denar. Torej, iz vseh vaših poslovnih sredstev, je denarna sredstva najbolj likvidna, sredstva, kot so nepremičnine, delnice v hedge skladih in druge alternativne naložbe, pa so najmanj likvidna, saj je te izdelke težje prodati.
Terjatve do kupcev so prikazane kot kratkoročna sredstva, saj plačilo zapade v roku enega leta ali manj. In ker se pretvorijo v gotovino, so trenutki, ko je račun plačan, A / R med najbolj likvidnimi sredstvi. Na splošno jih boste navedli pod gotovino v bilanci stanja, številka, ki jo vstavite, pa je preprosto skupni znesek vseh neplačanih računov.
Kakšna je razlika med terjatvami do kupcev in plačljivimi računi?
Druga stran računov terjatev so obveznosti do dobaviteljev. A / Ps se zgodi, ko dolgovate svojim dobaviteljem, ker še niste plačali računa. Kot računovodski vpis predstavlja obveznost odplačevanja kratkoročnega dolga. Za ponazoritev si zamislite dobavitelja, ki vam pošilja primere pripomočkov in nekaj dni kasneje pošlje račun za 500 $ stroškov. Vi ste dolžni plačati ta denar, tako da beležite 500 dolarjev v breme v stolpcu za plačilo in hkrati kreditirate 500 $ za stroške surovin, ki so običajno navedeni kot stroški prodanega blaga. Vaš dobavitelj čaka na prejem plačila, tako da beleži račun v stolpcu za terjatve.
Potem, ko boste napisali ček za plačilo računa, boste v stolpec za plačilo računov vnesli 500 evrov kredita in bremenitev za 500 dolarjev na račun za preverjanje. Če kdo pogleda vaš izpis poslovnega izida, lahko na prvi pogled vidi celoten znesek, ki ga podjetje prenaša v neplačanih računih.
Kaj, če stranka ne plača?
V idealnem svetu bodo vse vaše stranke pravočasno plačale vse vaše račune. V resničnem svetu kupci plačajo pozno, nekateri pa sploh ne plačajo. Težava je v tem, da naj bi vpis vaših terjatev pokazal ravnovesje vseh računov, ki se bodo v bližnji prihodnosti spremenili v gotovino. Če stranka ne plača za 90, 120 ali 360 dni - ali sploh ne plačuje - to bo izkrivilo natančnost vaše bilance stanja.
Pravilo številka ena o izterjavi dolgov je, da ko je plačilo dolgovano dlje, težje ga je zbrati. Eden od ključnih izračunov za vsako podjetje je ugotoviti, kako stari so vaši računi po postopku, imenovanem "staranje". Če uporabljate poslovno računovodsko programsko opremo, so običajne kategorije za to vrsto poročila:
- Trenutno: Odločite se takoj.
- 1 do 30 dni: zapadli v naslednjih 30 dneh.
- 31 do 60 dni zamude.
- 61 do 90 dni zamude.
- 91 dni in več, in sicer v 30-dnevnem koraku.
Namen staranja je videti, kateri računi potrebujejo nadaljnje ukrepanje, kot je klic stranke ali pošiljanje računa agenciji za zbiranje. Prav tako daje nekaj vpogleda v to, ali ste plačila prepočasi in prevzemate preveč kreditnega tveganja. Če so terjatve prepočasne, se lahko končate z večjim problemom denarnega toka in si morate izposoditi denar za kritje dnevnih stroškov poslovanja.
