Pri pripravi letnega srečanja strateškega načrtovanja priprava pogosto zasenči dejanski namen sestanka. Del priprave vključuje oblikovanje dnevnega reda, povabilo udeležencev, pošiljanje dnevnega reda in pripravo prizorišča. Vendar, če samo srečanje ne upošteva možganskega razmišljanja, odločanja in načrtovanja, morda ne bo ustvarjalo inovacij in strateške odličnosti, ki jo želite. Medtem ko sta prizorišče in organizacija pomembna, je kakovost komunikacije iz oči v oči tista, ki prinaša rezultate.
Določite cilje srečanja
Strategije običajno zajemajo širitev podjetja, trženje, proizvodne linije, konkurenco in finančno zavezanost. Strateški sestanki za načrtovanje, ki preprosto ponovno preberejo stari strateški načrt z vašo upravljavsko skupino, ne pregledujejo načrta za možne izboljšave. Če je vaš cilj izpopolniti svojo strategijo za prihodnje leto, začnite sestanek s SWOT analizo trenutne strategije. Če vodite sestanek, bodite pripravljeni s seznamom težav in vprašanj, namenjenih spodbujanju razprave. Prinesite članke, bele knjige in video predstavitve, da bi spodbudili ustvarjalno razmišljanje. Izzovite udeležence, da bodo izpostavili neprijetne teme. Vodstvo pogosto ne želi biti kljukica, ki se vstane, zaradi strahu, da se ne bo uničil.
Ustvarite seznam težav za nadaljnjo razpravo
Razburjena SWOT analiza strateškega načrta v preteklem letu in njeno ustvarjanje bi morala privesti do več točk za razpravo in reševanje. Uporaba tabele za seznam vprašanj ali težav, ko se pojavijo, vam omogoča, da razpravo organizirate in spremljate. Kot vodja še naprej izzivajte in postavljajte vprašanja. Vključena razprava je točno to, kar želite, vendar obdržite nadzor nad razpravo in jo poskušajte pripeljati do rešitve in odločitve. Srečanja z razpiranjem lahko ustvarijo inovativne rešitve, zato udeležencem dodelite sejo, ki se ukvarjajo s posameznimi ključnimi temami, in jim sporočite zaključke ali nove ideje, ko se srečanje nadaljuje.
Preglejte odločitve in potrdite
Eden od razlogov za sestanek strateškega načrtovanja na dva ali več zaporednih dni je, da udeleženci dobijo dovolj časa za obravnavo zastavljenih idej. Tisto, kar se zdi dobra ideja, se lahko pokaže kot napaka po nočnem spanju. Ko ste popolnoma razpravljali o starem strateškem načrtu in oblikovali nove ideje, preglejte vsako točko ali odločitev in glasujte. Glasovanje zavezuje menedžerje, da podpirajo odločitve. Če pride do nesoglasja glede ene točke, razmislite o nadaljnji razpravi o tem, kako jo spremeniti, da se bodo lahko vsi strinjali.
Izvajanje in nadaljnje ukrepanje
Seveda pa izvajanje in nadaljnje ukrepanje razlikujeta med uspešnim sestankom in neuspehom. Za upravitelje je tako enostavno, da ohranijo status quo, ko se vrnejo v svoje službe, da morate agresivno dodeliti odgovornosti za izvajanje. Kot vodja je vaša odgovornost, da nadaljujete z izvajanjem strategij in sprememb, ki so bile razvite na vašem strateškem načrtovalnem sestanku. Določite merila in preglede napredka, da bi ocenili, kako strateški načrt koristi organizaciji in ali jo je treba revidirati.
