Ali morate za vašo organizacijo izdelati letno poročilo? Ali niste prepričani, kako nadaljevati? Na srečo lahko postopek za ustvarjanje letnega poročila prekinete v majhne, preproste korake. Najboljše od vsega, upravljanje letnega poročila vas bo pripeljalo v stik s ključnimi nosilci odločanja vaše organizacije. Lahko služite v pomembni, odmevni vlogi, ki pospešuje vašo kariero in dokazuje vašo vrednost za organizacijo. Za pripravo letnega poročila sledite tem smernicam.
Začnite s številkami. Skoraj vsa letna poročila se osredotočajo na finančne podatke, tudi v neprofitnih organizacijah. Srečajte se s finančnimi svetovalci in / ali računovodji vaše organizacije, da bi pregledali finančno uspešnost v preteklem letu in ugotovili, katere informacije naj se vključijo v letošnje poročilo. Finančno stanje vaše organizacije bo pomagalo pri izbiri teme in videza letnega poročila.
Upoštevajte, da se natančna vsebina finančnega poročila razlikuje glede na velikost organizacije, poslovni model in status dobička / neprofitne organizacije. Preverite s finančnimi in pravnimi svetovalci, kateri od naslednjih elementov je treba vključiti: Izkaz poslovnega izida --- osnovno poročilo o finančni stabilnosti organizacije. V njem so podrobno opisani viri denarja, izdatki in čisti dobiček ali izguba za to leto. Bilanca stanja --- zagotavlja splošen pregled nad finančnim stanjem organizacije. Navaja tako sredstva in obveznosti (dolgovane zneske) organizacije. V profitnih organizacijah bo bilanca stanja vsebovala izkaz lastniškega kapitala. To v bistvu postavlja število delničarjev na vrednost z odštevanjem obveznosti iz sredstev. Izkaz denarnega toka --- poroča o tem, kako poteka denar v organizaciji in koliko denarja je na razpolago. Tveganja - povzetek poslovnih tveganj, s katerimi se organizacija sooča ali se bo morda soočila v prihodnosti. Opombe --- vključujejo pojasnila računovodske prakse organizacije, pojasnjujejo izjeme od splošne računovodske prakse in opisujejo, kako so bile zbrane finančne informacije. Družbe, s katerimi se javno trguje, morajo vključiti poročilo višjega vodstva, ki potrjuje, da notranji računovodski nadzor izpolnjuje zahteve zakona Sarbanes-Oxley.
Naredite proračun. Kot izhodišče uporabite stroške iz poročila za prejšnje leto, če so na voljo. Nato upoštevajte vaše trenutne potrebe. Vprašajte, ali boste potrebovali profesionalno fotografijo? Pomoč pri pisanju? Ali želite poročilo natisniti in poslati po pošti in / ali ga poslati na spletno mesto? Katero tehnično pomoč potrebujete? Koliko stane tiskanje in poštnina?
Izberite ton in temo za vsebino in obliko letnega poročila. Ali je organizacija dobro delovala? Potem načrt za optimističen ton in svetlo, barvito zasnovo. Če se organizacija sooča z izzivi ali je preživela nevihto, je bolj smiselna nizko-ključna in črno-bela zasnova.
Načrtujte svojo vsebino. Pregled dejavnosti v letu. Preberite najnovejše novice, sporočila za javnost in novice. Kateri so bili ključni dosežki in mejniki? Kdo so bili visoki izvajalci in oblikovalci razlike? S svojimi odgovori sestavite načrt vsebine za letno poročilo.
Začnite na vrhu. Letno poročilo začnite s pismom ali stolpcem vodje organizacije (predsednika upravnega odbora, predsednika ali izvršnega direktorja). Sporočilo izvršne oblasti bi moralo zagotoviti pregled dejavnosti in dosežkov leta. Prav tako bi moral povzeti finančno uspešnost v smislu, ki ga splošni bralec lahko razume.
Daj kredit. Vključite priznanje za vodstvo in ključno osebje v neprofitnih organizacijah ali donatorje in prostovoljce v neprofitnih organizacijah.
Oglejte si načrt z vodstvom. Bodite prepričani, da dobite buy-in na proračun, ton in videz. Predvsem poskrbite, da bo predstavitev finančnih informacij izpolnjena z odobritvijo izvršnega direktorja. Ne pozabite, da bo vodstvo verjetno želelo podpisati končno vsebino in obliko pred objavo in distribucijo.
Pripravite poročilo. Če vaša organizacija nima piscev, fotografov in oblikovalcev, boste morda morali sami opraviti delo ali poiskati prostovoljce. Tržno komunikacijska podjetja in strokovni samostojni so tudi viri pomoči. Če nameravate poročilo natisniti in poslati po pošti, dobite ponudbe iz več tiskalnikov in poštnih hiš. Te lahko pomagajo tudi pri oblikovanju letnega poročila.
