Neprofitno letno poročilo je najučinkovitejše, če je napisano in oblikovano z upoštevanjem pomembnosti in uporabe dokumenta. Dokument služi kot izkaznica, priznanje donatorjem in drugim podpornikom, priložnost za izmenjavo informacij z neprofitno skupnostjo in tržno orodje za privabljanje novih podpornikov. Bralci letnega poročila iščejo količino, kakovost in rezultate informacij o programih, strankah in prihodkih. Dobro oblikovana letna poročila vključujejo ravnotežje pripovedi, fotografije, sezname in grafične predstavitve finančnih podatkov. Dobro napisano letno poročilo pripoveduje posamezne zgodbe za tortnimi grafikoni in seznami donatorjev.
Določite vsebino vašega letnega poročila. Ne glede na to, ali je vaša publikacija debela, sijajna revija ali glasilo s štirimi strani, bodo vaši bralci v vašem letnem poročilu iskali specifične informacije: stran - eno pismo predsednika upravnega odbora ali glavnega izvršnega direktorja, poročila o organizacijskih dosežkih, poročila o posebni programi ali večji oddelki, finančna poročila, seznam članov upravnega odbora in ključnega osebja ter seznam donatorjev po številu in po abecedi.
Uporabite jasno, preprosto in pošteno pisanje z neformalnim, vendar profesionalnim tonom. Navedite dejstva jasno in uporabite sproščen in oseben ton za pisanje o dosežkih in osebnih zgodbah, ki opisujejo vpliv na stranke in skupnost.
V besedilu izberite besede, ki izražajo pozitivnost, ponos in predanost svojemu poslanstvu. Izogibajte se nepotrebnim dramatičnim pisanjem, vendar izmenjujte informacije, ki bralca vključujejo in pozivajo donatorje, ki v vašem delu čutijo partnerstvo. Na primer, povejte zgodbi ene stranke, da opišete dosežke programa in povežete dejavnosti z misijo vaše organizacije.
Vključite nekaj stranskih trakov, da poudarite pomembne podatke iz programskih poročil, kot je razčlenitev strank glede na starost in etnično pripadnost ali udeležence programa za iskanje zaposlitve in njihov status ob koncu leta. Te povzete informacije pomagajo bralcem razumeti spodnji del člankov in dodajajo človeški pogled.
Pripravite sliko za vaše finančne podatke z uporabo podatkov v vašem finančnem poročilu, da prikažete trende, vsote in povzetke. Ustvarite na primer grafikon, ki prikazuje odstotek proračuna, ki ga uporablja vsak oddelek, ali stolpec, ki prikazuje spremembe donacij v zadnjih štirih letih. Z besedilnim oknom navedite vsa sredstva, prejeta od različnih donatorskih tipov, kot so ustanove in posamezniki. Finančne vizualne podobe zagotavljajo bralcem nepozabne posnetke.
Izberite fotografije, ki jih boste uporabili za prikaz zgodb. Uporabite lahko fotografije hiše, ki vam jih je organizacija pomagala zgraditi, učence v programu po šoli, živali v vašem reševalnem zavetišču, drevesa, ki so zasajena v šolah na območju ali osebje, ki organizira sprehod.
Nasveti
-
Izberite oblikovanje na podlagi dolžine in vsebine vašega letnega poročila. Dolgotrajno poročilo bi lahko imelo koristi od razdelkov, kot so programi, dosežki, finančna sredstva in donatorji. Besedilo lahko razčlenite tako, da fotografije in grafike razdelite po celotnem poteku pripovedi, ki je ločeno samo od naslovov.
Tipičen bralec letnega poročila je najbolj zainteresiran za pismo predsednika uprave ali predsednika uprave, bralčevo ime na seznamu darovalcev, fotografske napise in finančne zneske, glede na Board Café na spletni strani Blue Avocado.
