Vsakdo, ki vodi podjetje, se sooča z izzivom zagotavljanja, da zaposleni sprejmejo prave korake, da opravijo delo. To velja zlasti za podjetja, ki proizvajajo izdelke ali zagotavljajo storitve, vladne agencije, ki morajo uveljavljati predpise in organizacije, kot so bolnišnice, ki jim je zaupano zdravje bolnikov. Kako se te težave nanašajo na zagotavljanje, da zaposleni sledijo pravim korakom? Pišejo kakovostne postopke, ki določajo vlogo vsakega zaposlenega pri izboljšanju splošne uspešnosti.
Začnite z razumevanjem razlike med notranjo in zunanjo kakovostjo. Notranja kakovost se nanaša na poskuse podjetja, da izboljša svoje notranje delovanje, kot je izboljšanje vodenja in uspešnosti zaposlenih. Zunanja kakovost se nanaša na prizadevanja podjetja za ohranjanje visoke ravni zadovoljstva strank.
Osredotočite se na pisanje postopkov za izboljšanje notranje kakovosti. Poudarite, da morajo sodelovati vsi v podjetju - od podpornega osebja do vodij na višji ravni. Vendar ne pozabite, da če boste pokazali pristno zanimanje za odzive zaposlenih na nove postopke, boste verjetno navdihnili sodelovanje zaposlenih, kar na koncu poveča moralo.
Posvetujte se z Mednarodno organizacijo za standardizacijo (ISO), ki je izdala priročnike standardov kakovosti, ki jih uporabljajo proizvajalci in ponudniki storitev. V skladu s Praxiom Research Group Limited, ki razlaga standarde ISO za širšo javnost, ISO 9004 predlaga, da podjetja „ustvarijo sociokulturno okolje, ki podpira izboljšave“. deliti informacije o podjetju z zaposlenimi in da lahko nadzorniki spodbudijo zaposlene k boljšemu delovanju z ustreznim zgledom.
Razviti sistem za merjenje izboljšav v procesu kakovosti. Ponovno ISO 9004 priporoča podjetjem, da se naučijo merjenja zadovoljstva strank in profesionalnega razvoja zaposlenih - glavnih sestavnih delov sistema celovitega upravljanja kakovosti.
Razmislite o predlogih GMP, vodilnega svetovnega proizvajalca dobrih proizvodnih praks, za podjetja, ki želijo pisati kakovostne postopke. GMP predlaga, da menedžerji razumejo vsako delo pred pisanjem postopkov. Navesti morajo ključne korake, ki jih morajo zaposleni upoštevati pri opravljanju določenih nalog.
Zapišite kakovostne postopke v vsakdanjem jeziku. V skladu z GMP, "lahko povečate berljivost postopka z uporabo kratkih, preprostih stavkov."
Naučite se pakirati postopke, da bodo zaposleni pozorni na njih. GMP na primer predlaga, da naredite dodatne korake za oblikovanje privlačnih strani, tabel vsebine, indeksov in privlačnih vizualij.
Uporabite slike v priročnikih ali navodilih za postopke kakovosti. Ne samo, da lahko slike olajšajo razumevanje vaših navodil, temveč jih lahko uporabite za poudarjanje pomembnih točk ali kako drugače vzbudite zanimanje za zaposlene.
