Ko načrtujete sestanek v hotelu, boste želeli zagotoviti, da bo prodajni oddelek pravilno zajel potrebe vaše skupine, da ne boste preveč zaračunali. Vaš stik v hotelu bo ustvaril skupinsko življenjepis za srečanje z drugimi oddelki in zagotovil vse, kar potrebujete v hotelu. Skupina življenjepis je profil, ki vključuje namen vaše organizacije za sestanek v hotelu, število obiskovalcev, število spalnih sob in potrebnih parkirnih mest, gostinske in druge funkcionalne potrebe, ki jih bo hotel zagotovil. Ta profil je treba ustvariti približno 14 dni pred dogodkom, tako da bo vaš časovni okvir ustrezal temu.
Zapišite si vse, kar boste potrebovali za sestanek, in ga priskrbite svojemu prodajalcu hotelov, da boste zagotovili, da ima hotel vire za zadovoljevanje vaših potreb. Obroki, prigrizki, parkirna mesta, sobe za prelom in prenočitvene sobe so primeri, ki jih morate deliti s prodajnimi stiki. To mu bo dalo idejno idejo za vašo vizijo srečanja in vlogo hotela pri njenem nemotenem delovanju. Lahko vam zagotovi standardni obrazec, ki ga želite izpolniti, da zajame te informacije.
Ustvarite roke za prijave udeležencev v zvezi s časovnim razporedom, ki jih morajo prodajne kontaktne osebe hotela obvestiti o vaših potrebah po srečanju. Uporabite spodbude za spodbujanje zgodnje registracije, vključno z diskontiranimi pristojbinami za registracijo ali konferenčnimi ugodnostmi. Poskrbite, da udeleženci vedo, kaj je na voljo za uporabo v hotelu, in razmislite o vključitvi dodatnih aktivnosti v vaš obrazec. Zdravilišča, ne-srečanja in izletniške dejavnosti so predmeti, ki jih lahko vključite, če hotel razpolaga z viri, ki jih lahko zagotovijo in izpolnjujejo obseg vašega srečanja.
Komunicirajte z vašim prodajnim kontaktom, ko presežete svoj zadnji rok, da zagotovite, da ima število ljudi, ki se udeležijo, in kaj bo potrebno od hotela. Dodatne številke za komunikacijo, ki jih prejmete od možnih udeležencev, ki se želijo udeležiti, utemeljite, vendar si želite registrirati na kraju samem in zgodovinske številke za registracijo na kraju samem.
Zahtevajte pregled svojega nadaljevanja skupine dva tedna pred sestankom. V tem času bo skupina ponovno pripravljena in bo pripravljena za skupno rabo z ostalim hotelom. Želite se prepričati, da se številke in dejavnosti, ki jih zajame prodajna oseba, ujemajo s številkami in dejavnostmi, načrtovanimi za sestanek. Postavljajte vprašanja, da boste razumeli vse postavke, ki jih pregledujete. Takoj opozorite prodajalca na morebitne razlike.
Oglejte si račun v hotelu in ga primerjajte z informacijami, ki ste jih pregledali v skupini, in informacije o registraciji vaše organizacije, ko se sestanek konča. Preverite netočnosti in previsoke stroške. Če jih najdete, se obrnite na prodajne kontaktne osebe in vodjo prodaje, da jih lahko ustrezno popravite.
Nasveti
-
Zahtevajte, da fizični izvod vaše skupine nadaljujete pred sestankom in ga shranite v svoje zapise. Preglejte obrazce za nadaljevanje vzorčne skupine, da dobite idejo o tem, kaj bo hotelski oddelek za prodajo potreboval vnaprej. Sporočite čim več sprememb, ki bodo vplivale na vašo udeležbo na sestanku.
