Srečanja potekajo povsod, kjer so ljudje. Cerkve, šole in podjetja imajo srečanja iz enega ali drugega razloga. Ko so zapisniki pravilno zapisani, jih je mogoče zlahka prenesti na druge člane sestanka, ki morajo ponovno slišati nekaj posebnega, zlasti dan ali dva po srečanju. Kolikor lahko poskusimo, ne bomo nikoli več zapomnili. Zato je pravilno zapisovanje zapisnikov na sestanku tako pomembno.
Zapisovanje
Preverite, ali ima vaše podjetje, cerkev ali šola zahtevan format za sprejemanje zapisnikov o sestankih. Nekateri kraji poslovanja imajo določen način, ki jim je všeč, da delajo stvari, čeprav se razlikujejo od standardov malo. Poskrbite, da boste sledili zahtevani obliki.
Sedite na mestu, kjer lahko vidite in slišite vse. Težko je zapisati zapisnik, ko iščete, kdo je kaj rekel. Sedenje na osrednji lokaciji je najbolje, če je prostor dokaj velik in brez ojačanja. Sedite na sprednji strani prostora, ko velike skupine uporabljajo mikrofone.
Na papir vnesite datum. Pred začetkom sestanka naj bo vaš papir in pero pripravljen, da preprečite, da boste na začetku zamudili nekaj pomembnega. Prav tako zapišite, če je to srečanje o določeni temi ali problemu. Prav tako hitro zabeležite razporeditev sedežev, če so člani relativno malo. To vam bo pomagalo tudi kasneje, ko boste opazili, kdo je kaj rekel.
Zabeležite vse, ki so tam. Prepričajte se, da si zapišete tistega, ki je zadolžen za sestanek, in tiste, ki se niso mogli udeležiti iz kakršnega koli razloga. Če je mogoče, vnaprej pripravite osnutek teme, ki vam bo prinesla nekaj, kar boste upoštevali med zapisovanjem sestanka.
Zapišite, kdo je kaj rekel, razprave o ideji ali temi in odločitve o teh razpravah. Če pride do glasovanja, napišite, kdo je glasoval, kdo je glasoval in kdo je izid glasovanja, na primer 4 no ne do 9 da.
Ne beležite absolutno vsega, kar je bilo povedano med sestankom. Samo zapišite ideje in teme v povzetek. Odvrnili se boste, če boste poskušali zapisati vsako besedo, ki jo vsaka oseba pravi.
Ponovno kopirajte zapisnike čim prej po sestanku. To preprečuje napake in izgubo spomina. Prepričajte se, da preverite črkovanje, preden natisnete zapisnike in jih izročite tistim, ki so bili na sestanku.
