Dokumentiranje ukrepov, sprejetih na sestanku, omogoča, da se pomembne teme in odločitve spominjajo v prihodnjih letih. Vse pomembnejše interakcije na sestanku bi bilo treba zabeležiti, tudi ko so vloženi predlogi - tudi če predlog na koncu ne uspe.
Namen zapisnika sestanka
Zapisnik dokumentira odločitve in razprave, ki so potekale med sestankom. Kot pisni zapis lahko zapisnik služi tudi kot pravno dokumentacijo sestanka. Vsak sestanek lahko zabeleži minute, od uradnega upravnega odbora do sestanka osebja organizacije na srečanju skupnosti o javnih politikah.
Zapisnik sestanka
Izjemne organizacijske, slušne in zapisovalne veščine omogočajo snemanje zapisnikov na sestanku. Ni bilo vse, kar je bilo med sestankom dokumentirati; namesto tega se osredotočite na ključne točke, kot so:
- Datum, čas in kraj sestanka
- Seznam udeležencev
- Glavne teme razprave
- Predloženi predlogi
- Odločitve, ki so bile dokončane
- Dejanja končana
- Vsi koraki, ki jih je treba sprejeti pred naslednjo sejo
Neuspešni predlogi
Ko udeleženec sestanka želi vpeljati zadevo v obravnavo, se poda predlog. Običajno je treba začasno dodeliti predlog, kar pomeni, da se drugi udeleženec strinja, da je treba zadevo obravnavati - da se predlog premakne naprej in da se razpravlja. Če predlog ni dodeljen, se imenuje a neuspešno gibanje. Vendar pa je treba v zapisniku zabeležiti celo neuspeli predlog. Napišite, kdo je naredil predlog, kaj je bil predlog, in da ni uspelo. Na primer, eden od načinov snemanja je lahko:
- Predlog: Vse računalnike v knjižnici je treba zamenjati z novimi in aktualnimi modeli. Predlog, ki ga je predstavil Bill Smith. Predlog ni dodeljen; neuspešno.
Predlogi, ki so napoteni, še vedno ne bodo uspešni, če ne bodo imeli dovolj glasov. Ko je predlog napoten in se premakne naprej, udeleženci seje razpravljajo o tem vprašanju. Predlog ne uspe, če večina volivcev ne podpira tega vprašanja. To je treba zabeležiti v zapisnik kot tak:
- Predlog: Vse računalnike v knjižnici je treba zamenjati z novimi in aktualnimi modeli. Predlog, ki ga je predstavil Bill Smith. Predlog, ki ga je podprl Bob Jones. Glasovanje je bilo 5-2 proti; neuspešno.
