Dobro napisana beležka vam lahko pomaga hitro pridobiti odobritev za nakup računalnikov za vaše podjetje ali organizacijo. Obvestilo mora jasno navesti potrebo po računalnikih, zakaj bi bilo treba zdaj opraviti nakup in jasno opisati morebitne alternative. Obvestilo mora temeljiti na poslovnih razlogih in ne na osebnih željah.
Zbirajte informacije o trenutnem stanju računalnikov vaše organizacije. Ugotovite, ali je dovolj računalnikov za vse člane organizacije, njihovo delovno stanje in ko so bili kupljeni. Ugotovite originalno ceno in jo primerjajte s trenutnimi cenami. Zberite podatke o denarju, porabljenem za popravila. Dokumentirajte kakovost opreme in ali je zastarela. Pogovorite se z osebami, ki uporabljajo trenutne računalnike. Vprašajte o njihovih všečnostih in ne. Vprašajte, če so občutili, da so njihovi računalniki doma boljši od njihovih pisarniških računalnikov, in če je tako, zakaj.
Stopite v stik z vrstniki v drugih organizacijah. Zberite čim več inteligence o računalnikih, ki jih uporabljajo, kako dolgo so bili v uporabi in kakšne načrte za nadgradnje.
Razmislite o uporabi zbranih podatkov za izvedbo analize SWOT. SWOT pomeni prednosti, slabosti, priložnosti in grožnje. Analiza SWOT je še posebej koristna, ko poskušate upravičiti velik nakup za veliko organizacijo. Vendar pa bi lahko pri pripravi SWOT za kakršno koli odločitev ustvarili boljši argument. Analiza SWOT vam bo pomagala ugotoviti, kako močna je vaša računalniška tehnologija danes, njene slabosti in možnosti za izboljšave. Prav tako bo pregledala grožnje, kot je, kako bi lahko vaše podjetje zaostalo za časom in izgubilo poslovanje konkurentom, če se bo nadaljevalo z zastarelo tehnologijo. Nazadnje zbrati informacije o cenah več prodajalcev.
Napišite beležko z vsemi podatki, ki jih potrebujete. Bodite prepričani, da se osredotočite na poslovni primer za nakup; dejansko naročilo bo prišlo kasneje. Prepričajte se jasno in prepričljivo. Predstavite memorandum in pridobite odobritev.
