Izboljšanje procesov je dejanje pospeševanja poslovnih interesov z izpopolnjevanjem strukture poslovanja v organizaciji, v nasprotju z reševanjem posameznih problemov. Namesto da bi iskali samo tisto, kar se je dogajalo, se osebje spodbuja, da preuči, kako se oblikujejo okoliščine, ob upoštevanju vseh obrobnih elementov, ki vplivajo na trenutne razmere. Izboljšanje procesov odvrača pozornost od odkrivanja napak ali dodeljevanja krivde in k delu v ekipi za odpravo potratnih dejavnosti in racionalizacijo produktivnosti.
Izzivi
Ena najzahtevnejših nalog pri uporabi te ideje za organizacijsko strategijo je spodbujanje zaposlenih k sprejemanju miselnosti sodelovanja, namesto konkurence. Najpomembnejši voditelji so bistveni pri uvajanju sprememb v paradigmi v celotnem podjetju. To zahteva precejšnje spremembe v načinu poslovanja v mislih večine ljudi. Pomembnost izboljšanja procesa je ideja, ki jo je treba sprejeti in se spustiti od vrha.
Izbira ekipe
Izboljšanje procesov se začne z odločitvijo, kaj je treba izboljšati in z določitvijo želenega rezultata. Naslednja je izvolitev skupine posameznikov, ki so posebej primerni za predvideni namen. Pogosto je dokument formalno zabeležen, ki opredeljuje avtoriteto ekipe in kakšna sredstva je treba zagotoviti za doseganje ciljev podjetja.
Poenostavitev procesa
Sedanji način delovanja se nato prikaže v diagramu, kar daje podrobno sliko vseh pomembnih dogodkov od začetka procesa do konca. To članom skupine omogoča, da vidijo operacije iz razširjene perspektive in odpravijo vse potratne dejavnosti, ki lahko ovirajo proizvodnjo. Izberejo se nekatere informacije, na podlagi katerih se zbirajo podatki, ki se bodo primerjali s poznejšimi podatki, da se spremlja izboljšanje. Skupina nato ugotovi, ali so trenutne metode delovanja sočasne z želenimi rezultati in poslanstvom podjetja.
Cikel za načrtovanje in preverjanje
Ekipa razpira ideje, da bi ugotovila osnovne vzroke za določene težave v procesu. Nato bo glede na te razloge razvila možen načrt za izboljšanje. Po izvedbi sprememb skupina nato opravi teste za izboljšanje. S primerjavo predhodno zbranih podatkov s trenutnimi informacijami lahko člani skupine ugotovijo, ali je prilagoditev družbo približala želenim rezultatom. Če je uspešna, je treba še ugotoviti, da je sprememba praktična. Če ne, se lahko ekipa vrne v fazo načrtovanja, da se postopek izboljša. Če je sprememba izvedljiva, lahko skupina nadaljuje z novim postopkom, dokler ni potrebna nadaljnja revizija, ali pa se vrne v fazo identifikacije, da ugotovi, kako drugače je mogoče izboljšati metodo.
Zaključek
Kakovost je produkt stalnega učenja. Osredotočanje na strukturo operacije razkriva, kako vsaka oseba in oddelek prispevata k ohranjanju danega sistema. Učinkovitost se poleg našega razumevanja povečuje. In ker se načini, kako se posluje, še naprej širijo, morajo sprejeti ideje o prepoznavanju izzivov in odkrivanju rešitev.
