Obračunavanje inventarja goriva zahteva funkcionalno metodo volumetričnih meritev pri sprejemanju in izdajanju goriva. Okoljski dejavniki lahko povzročijo zaznano pomanjkanje zalog; na primer, pri visokih temperaturah lahko nekaj goriva v rezervoarjih, ki niso pod tlakom, izhlapijo in zato niso na voljo za merjenje volumna tekočine ali pa se celo izognejo, ko je posoda odprta za ročno merjenje. Druga možnost je, da hladno vreme povzroči krčenje volumna v zalogi tekočih goriv. Preprečevanje kraje, čeprav je uporaba mehanizmov za zaklepanje pomembna tudi za vzdrževanje natančnega inventarja goriva.
Zabeležite transakcije goriva v ladijskem dnevniku. Podjetja z več lokacijami morajo imeti dnevnik za vsako lokacijo razdeljevanja, ki jo občasno posodablja administrativno osebje spletnega mesta. Vozniki podjetij morajo voditi dnevnik osebnih transakcij za gorivo. Skupna vozila bi morala imeti svoje lastne dnevnike poleg neodvisnih dnevnikov gonilnikov, tako da se bosta oba niza podatkov pozneje lahko navzkrižno sklicevala. Dnevniki vozil in voznikov bi morali vključevati tudi prevoženo razdaljo vsak dan za spremljanje učinkovitosti porabe goriva.
Periodično združujte podatke iz ladijskih dnevnikov v računalniško preglednico, da ustvarite širšo sliko o porabi goriva v organizaciji. Podjetja, ki imajo skladišča goriva, lahko s pomočjo podatkov iz ladijskega dnevnika ugotovijo, koliko goriva ostane na zalogi.
Ročno preverjanje in zapisovanje dejanskega goriva v skladišču se izvaja redno z uporabo mehaniziranih indikatorjev in ročnega odlaganja. Če primerjamo dejansko zalogo goriva, ki je na razpolago, z oceno, ki temelji na preglednici, lahko podjetje opozori na napačno opremo ali krajo črpalk. Po Cantest Solutions Inc. izhlapevanje goriva ne sme povzročiti več kot 0,125-odstotno merilno odstopanje celo v povprečnem poletnem dnevu. Neskladja so bistveno višja, kot bi lahko pomenila težavo.
Zaprite črpalke in plinske kape vedno, ko jih ne uporabljate. To preprečuje krčenje inventarja zaradi kraje.
Primerjajte podatke od enega meseca do drugega z uporabo podatkov iz ladijskih dnevnikov in preglednic. Navzkrižno sklicevanje na podatke lahko razkrije trende glede porabe goriva in lahko celo predstavlja koristen kazalnik za vzdrževanje vozil, saj bodo zapisi sledili porabi goriva vsakega vozila.
Nasveti
-
Ustvarjanje več preglednic na podlagi podatkov iz dnevnika lahko računovodskemu osebju omogoči sledenje različnim dejavnikom, ki so pomembni za podjetje. Nekatera podjetja, kot je bencinska črpalka, so lahko zadovoljna s snemanjem enostavnih goriv in poročili o porabi goriva, medtem ko lahko podjetja, ki uporabljajo flotna vozila, dobijo koristen vpogled v bolj zapleteno vodenje evidenc in poročanje.
Opozorilo
Pomembno je, da se od časa do časa ročno odčitajo, zlasti pri upravljanju podzemnih rezervoarjev za gorivo. Mehanizirane bralne naprave lahko ne uspejo in cisterne lahko puščajo, kar pomeni, da lahko preprost volumenski preskus z merilnikom merilne palice ujame težavo, preden se začne snežiti v nekaj hujšega.
