Poročanje o nepovratnih sredstvih, ki jih je prejela vaša organizacija, je pomemben vidik odnosa med ustanovo, ki dodeljuje donacijo, in prejemnikom nepovratnih sredstev. Poročila o donacijah zagotavljajo informacije o dejavnostih, ki so bile izvedene v prvotnem predlogu za dodelitev nepovratnih sredstev, o novih ugotovitvah, pastih, uspehih in finančnih informacijah. Biti pošten, jasen in pripravljen v poročilu o dodelitvi sredstev pomaga ustanovi, ki izdaja donacije, meriti njen učinek in se učiti iz izkušenj vaše organizacije. Pomembno je poročati o specifičnih rezultatih in dejavnostih, predlaganih v prvotnem predlogu za dodelitev sredstev. Poročila o donacijah običajno vključujejo spremno pismo, naslovni list, opisni in finančni oddelek.
Zberite informacije in naloge pooblaščencev
Ko začnete pisati poročilo o dodelitvi sredstev, želite biti popolnoma jasni glede posebnosti, ki ste jo predlagali v predlogu za donacijo, in biti dobro seznanjeni s projektom, ki ga financira ta dotacija. Glejte predlog o dodelitvi in pismo o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Pred rokom za prijavo si pomagajte z vodji ustreznih oddelkov, ki jih morate izpolniti. Na primer, posvetovanje s finančnimi in računovodskimi računovodskimi izkazi, programsko osebje za poročanje na terenu, izvršni direktor za podpis in sporočila za slike.
Zberite različne materiale in jih hranite na konicah prstov, ko jih vse skupaj združite v poročilo.
Napišite naslovnico in opisno sekcijo
Prvi del je naslovnica in zahteva osnovne kontaktne podatke in podatke, ki bodo povezali vaše poročilo o donaciji in vaš prvotni predlog. To poglavje vključuje pravno ime vaše organizacije, časovno obdobje projekta, opisano v donaciji, ime izvršnega direktorja ali predsednika vaše organizacije, ime kontaktne osebe, ki je najbolj seznanjena s financiranim projektom, in poročilo o nepovratnih sredstvih. Vključite tudi celoten poštni naslov, telefonsko številko in številko faksa, e-poštni naslov, ime projekta, znesek nepovratnih sredstev, ID številko dodelitve in namen nepovratnih sredstev. Prepričajte se, da vse te informacije ustrezajo tistemu, kar je v prvotni prijavi za dodelitev nepovratnih sredstev in pismu o dodelitvi. V spodnjem delu poročila navedite svojo ID številko in številko strani poročila.
V opisnem delu pojasnite, kako je financiranje projekta spremenilo vašo skupnost ali življenje ljudi, ki ste jim pomagali. Lahko zagotovite kvantitativne podatke in statistične podatke, kot so stopnje diplomiranja, ravni prihodkov ali stopnje. Prav tako lahko zagotovite kvalitativne podatke, kot so raziskave, razgovori ali zgodbe posameznikov ali družin, ki so imele koristi od vaših storitev.
Če ste zaradi nepovratnih sredstev odkrili kaj novega, povejte izvajalcu nepovratnih sredstev. Podrobno razložite, če se je zgodilo kaj nepričakovanega, dobro ali slabo.
Povejte izvajalcu nepovratnih sredstev, če ste delali v sodelovanju z drugimi organizacijami in kako je vplivala na projekt. To je pomembno, ker donatorji cenijo sodelovanje med organizacijami.
Delite izkušnje, pridobljene v projektu. Podrobno opišite izzive, ki so se pojavili med vašim projektom in kako ste jih premagali. Če to dobro opravite, boste od prejemnika donacije zaslužili veliko spoštovanja. Cenijo, ko nepridobitne organizacije pravijo, da je to v nasprotju s sladkorjem.
Dovolite, da prejemnik donacije ve, kakšni so prihodnji načrti za projekt. Vključite vire financiranja, če se bo projekt nadaljeval. Pojasnite, kako lahko spremenite projekt glede na nova spoznanja.
Zahvaljujemo se donatorju za njegovo velikodušnost pri vlaganju v vaš projekt. Izrazite svojo hvaležnost. Dodajte dodatne ustrezne pripombe.
Vključi finance
Imetnik donacije lahko zaprosi za posebne računovodske izkaze, kot so dohodek, denarni tok in bilanca stanja. Predložite zahtevane izjave za projektno leto. Pojasnite kakršne koli skrajne spremembe v finančnem stanju od trenutka, ko ste prejeli donacijo do trenutka, ko poročate. Bolje je, da to poudarite in da imate dobro razlago, kot da bi imela oseba, ki je dodelila donacijo, sama. Bodite vnaprej.
Predložite podrobno poročanje o sredstvih iz dotacij, porabljenih za posebne projekte. Podrobnosti, ki jih navedete v tem razdelku, se morajo neposredno ujemati z vašim proračunom v predlogu za nepovratna sredstva.
Če ste imeli nepričakovane stroške, jih vključite v poročilo in jih označite kot take. Razložite tudi te stroške v opisnem delu poročila o donaciji.
Pakirajte poročilo
Vključite kratek spremni dopis, ki podrobno opisuje vsebino poročila, ki mora vsebovati vašo identifikacijsko številko. Pismo mora biti od izvršnega direktorja ali predsednika vaše organizacije do njegove enakovredne ustanove. Pismo se mora še enkrat zahvaliti donatorju za donacijo. Nikoli se ne moreš zares zahvaliti.
Urejanje donacije uredite s pomočjo drugega sodelavca. Pridobite končno potrditev finančnih sredstev. Prepričajte se, da sta pisava in ton poročila skladna med urejanjem.
Priložite ankete, grafe, zemljevide, statistične podatke ali informacije, zbrane za merjenje vašega projekta. V povzetku ste povzeli najpomembnejše vidike, vendar jih je treba dati na voljo kot referenco. Vse podatke predstavite čim bolj strnjeno.
Uporabite promocijske priloge zmerno. Grantmakers so zelo zasedeni in preprosto nimajo časa, da bi se pregazili, čeprav vsak od vaših letakov, slik in sporočil za javnost. Izberite najboljše dve ali tri slike, objavljeno ali predvajano predstavnostno vsebino in morda glasilo vaše organizacije. Če se odločite, da boste priložili dodatno gradivo, se prepričajte, da pomaga vašemu primeru in je neposredno povezano s projektom.
Pridobite podpis pooblaščenega predstavnika vaše organizacije - verjetno ista oseba, ki je podpisala prijavo za dotacijo.
Pošlji na čas
Pošljete poročilo o donaciji na medij in način, ki ga narekuje pismo o dodelitvi. Institucija, ki izdaja nepovratna sredstva, lahko zaprosi za elektronsko pošto, ima spletni portal ali pa želi tri kopije, poslane po pošti USPS. Vedno je najlažje preveriti.
Potrdite prejem. Če ne prejmete samodejnega potrdila, se lahko obrnete na ustrezno osebje v ustanovi za izdajo nepovratnih sredstev, da potrdite prejem vašega poročila o dotaciji.
Shranite kopijo za svoje zapise. V primeru, da se z dostavo poročila o dodelitvi sredstev kaj zgodi, morate biti pripravljeni predložiti še en izvod vlagatelju.
