Pri pisanju poročila, ki ga je treba predstaviti na sestanku, morate upoštevati nekatere osnovne smernice, od katerih se je večina verjetno naučila v šoli. Na primer, morate biti prepričani o namenu svojega poročila, morate se osredotočiti na natančno opredeljeno subtopo in morate imeti v mislih svoje občinstvo.
Vnaprej se seznanite z izobraževalnimi in delovnimi izkušnjami udeležencev srečanj. To vam pomaga vedeti, koliko teme morate pojasniti. Predstavljajte si na primer poročilo o številu nesreč na določenih mestnih križiščih, ki bodo predstavljene na naslednjem sestanku prometnega odbora. Če imajo trije od petih članov odbora izkušnje iz kazenskega pregona, vam ni treba razlagati stavkov, kot je "navigacija na vrsti".
Zapomnite si nasvet svojega srednješolskega učitelja angleščine: Ne poskušajte se spopasti z vesoljem. Pišite o manjšem segmentu vaše glavne teme. Zaradi tega je vaše poročilo lažje razumljivo. Na primer, „varnost pešcev“ je lahko glavna tema poročila o prometni študiji, vendar je vaše poročilo omejeno na en del tega vprašanja - izboljšanje varnosti na dveh križiščih.
Poskrbite, da boste v uvodu in zaključku zagotovili dovolj konteksta. To pomaga udeležencem srečanja razumeti pomen vaših predlogov. Na primer, če vaše poročilo priporoča najem pomožnih policistov, da delajo na občinskem sodišču, bi vaš uvod pojasnil, da je občinski dolgoletni boj za izravnavo povečanja nadurnega dela plačan policistom. V sklepu bi bilo ponovno poudarjeno, kako je ta predlog le eden od mnogih, ki lahko pomagajo občinam zapolniti luknje v svojem proračunu.
Naj bo v poročilu navedeno, ali je sestanek načrtovan za reševanje težav ali zagotavljanje informacij.Na primer, če je upravitelj sklical sestanek, da bi obvestil člane skupine, da se je prodaja v zadnjem četrtletju povečala, je lahko vaš naslov »Prodaja v tretji četrtini: vpliv novih postopkov za storitve za stranke«.
Poročila so običajno namenjena vplivanju na dejanja nekoga. Navedite povratne informacije, ki jih pričakujete - in od koga. Na primer, poročilo vodje šole o povečanju rezultatov študentskih testov lahko priporoči upravnemu odboru, da odobri resolucijo, ki pilotski študijski program spremeni v trajno.
