Vsa podjetja imajo procese, bodisi da sestavljajo izdelek, obdelujejo plačilo s kreditno kartico, na krovu zaposlenega ali preverjajo zagotavljanje kakovosti. Včasih ti procesi delujejo brezhibno, v drugih primerih pa ne. Upravljanje poslovnih procesov je sistem, ki vas obdrži v procesih in jih preobrazi v olimpijsko plavalno obliko. Dobra implementacija BPM-ja bo izboljšala vidljivost vaših procesov, kar bo olajšalo odstranjevanje ozkih grl in preprečilo podvajanje dela.
Nasveti
-
Upravljanje poslovnih procesov je metodologija za racionalizacijo načina, kako podjetje počne stvari, z namenom izboljšanja učinkovitosti.
Kaj je primer poslovnega procesa?
Poslovni proces je vrsta korakov, ki jih ljudje v vaši organizaciji opravljajo za dosego določenega cilja. Ti koraki se večkrat ponavljajo, pogosto jih veliko ljudi in običajno na standardiziran način. Skoraj vse - od odobritve povpraševanja po počitnicah do ocene o triaži, ki jo opravi medicinsko osebje v sobi za nujno pomoč, se bo obravnavalo kot poslovni proces.
Vzemite na primer primer vloge za posojilo banki. Za začetek tega postopka bo stranka izpolnila elektronski obrazec za prijavo na spletni strani banke. Zdaj se kolesa banke začnejo vrteti. Najprej bo banka preverila, ali je stranka pravilno izpolnila obrazec. Potem bo aplikacija pregledala kredit. Nekdo drug lahko opravi preverjanje dohodka, druga ekipa lahko zahteva dodatno dokumentacijo in morda obstajajo druge dejavnosti, ki omogočajo banki, da sprejme odločitev o tem, ali naj odobri posojilo.
Ključno je, da je proces večplasten. Kot večina poslovnih procesov, vključuje več korakov in več ljudi, ti ljudje pa uporabljajo različna orodja in sisteme, da bi naredili stvari. Celoten sistem je zasnovan tako, da vrsto vložkov (vloge za posojilo in spremljajoče dokumente) pretvori v želeni rezultat (odločitev o odobritvi, ki se sporoči stranki).
Kaj je upravljanje poslovnih procesov?
Ko je vaše podjetje zelo majhno, je upravljanje poslovnih procesov relativno enostavno. V pisarni je lahko le peščica ljudi, ki opravljajo vsakodnevne naloge, vsi pa imajo trdno sliko o veliki sliki. Ta situacija se spreminja z rastjo. Naloge, ki jih je nekoč obravnavala ena oseba, se nenadoma izročijo med več oddelki. Ljudje podvajajo prizadevanja drug drugega, naloge padejo skozi razpoke in obstaja večja možnost za ljudi, da delajo napake.
Osnovni namen upravljanja poslovnih procesov je, da te kaotične procese postavimo pod mikroskop in ugotovimo, kako jih izboljšati. To najlažje razumete tako, da vizualizirate vse dejavnosti v vašem procesu kot diagram poteka korakov. BPM je disciplina formaliziranja teh korakov v bolj logičen in dosleden potek dela.
Katere so prednosti upravljanja poslovnih procesov?
Glavni namen BPM-ja je, da vam prihranimo čas in denar z obrezovanjem maščob v vaših procesih, kot je odstranjevanje ozkih grl, odpravljanje presežnih delavcev in ustavljanje nepotrebnega podvajanja dela. Vendar pa BPM ne gre samo za povečanje donosnosti, ampak obstajajo tudi drugi pozitivni rezultati, od katerih imajo lahko podjetja koristi:
-
Zaposleni in upravljavci imajo koristi od jasnejše opredelitve njihovih vlog in odgovornosti, saj vsi sledijo sistematični cevovodi, da bi stvari opravili.
-
Ekipe se združijo in bolje komunicirajo, ko so vsi na isti strani glede rezultatov in rokov.
- Manj stresa je, ker se preobremenjenim zaposlenim ni treba več udeleževati spremljevalnih srečanj ali hkrati voditi več tekmovalnih nalog hkrati.
- BPM usklajuje vaše procese z organizacijskimi prioritetami, tako da ne zapravljate časa za procese, ki podjetju dodajajo najmanj vrednosti.
- Upravljavci dobijo boljšo prepoznavnost v delovnem procesu, kar zagotavlja uporabno sled za revizijo in skladnost s predpisi.
- Stranke imajo koristi od izboljšanih časov, kar vodi do večjega zadovoljstva strank.
Kako deluje BPM?
BPM je predvsem metodologija. Sestavljen je iz jasnega niza korakov in tehnik, ki pomagajo formalizirati proces BPM, tako da je mogoče prepoznati in izboljšati odpadke in druge neučinkovitosti. Od mnogih uveljavljenih metodologij BPM so nekateri, kot sta Lean ali Six Sigma, vstopili v priljubljeni besednjak. Generične metodologije sledijo številnim enakim načelom. Ne glede na metodologijo, ki jo izberete, lahko pričakujete, da se bo osredotočila na tri stebre BPM: proces, ljudi in tehnologijo.
Proces
Osrednja usmeritev BPM je optimizacija poslovnih procesov, tako da ustrezajo namenu in dosežejo pravilne rezultate ob pravem času.
Ljudje
Zagotavljanje, da ljudje na pravi način delajo prave stvari, je ključ do uspešnega procesa. BPM preučuje naloge, ki jih ljudje opravljajo, in zastavlja vprašanja, kot so: Čigava naloga je opraviti nalogo A in v kakšnem časovnem okviru? Kaj se zgodi, če zadevna oseba ne upošteva težave? Kdo dobi opozorilo, ko se postopek ustavi? Ta stopnja vidljivosti je bistvenega pomena, če želite povečati učinkovitost v sistemu.
Tehnologija
Za nemoteno delovanje procesov mora biti prehod nalog ves čas brezhiben. Programska oprema za upravljanje poslovnih procesov je orodje, ki pomaga pri uveljavljanju procesa. Torej, če zaženete vadbo BPM in definirate boljši proces, vam lahko tehnologija pomaga zagotoviti, da je postopek uspešen tako, kot ste ga definirali. Glavna značilnost tehnologije je zbiranje podatkov o uspešnosti, tako da lahko spremljate meritve, ki so bistvene za uspeh procesa.
Kako oblikujete metodologijo BPM?
BPM deluje drugače, odvisno od vrste podjetja, ki ga imate. Torej, preden začnete načrtovati metodologijo BPM, morate z izvajanjem oceniti, kaj želite izboljšati. Če ste na primer storitvena organizacija, boste morda želeli, da BPM izboljša vaš odzivni čas za stranke. Podjetja, ki izdelujejo ali izdelujejo izdelke, po drugi strani iščejo boljšo učinkovitost in zmogljivost na tekočem traku ali sinhronizacijo z drugimi sistemi in procesi.
Z uporabo teh komercialnih gonilnikov kot vodilo bo vsaka metodologija BPM sledila življenjskemu ciklu faz, od katerih ima vsaka svoj niz nalog, ki jih je treba izvesti. Najpogostejša metodologija BPM, DMEMO, sledi petim stopnjam: načrtovanje, modeliranje, izvajanje, spremljanje in optimiranje.
Prva faza: Oblikovanje
Faza načrtovanja uporablja tehnologijo BPM za načrtovanje vašega procesa, kot je zdaj, preden preoblikuje potek dela, tako da se postopek izvaja veliko bolj učinkovito. Tisto, kar dobite na zaslonu, je vizualni prikaz poteka dela, tako da lahko na prvi pogled vidite, kje so ozka grla in podvajanje. Zamisel je ustvariti najpreprostejši in najpreprostejši možni potek dela, tako da se lahko postopek konča v najkrajšem možnem času, pri tem pa naredimo najmanj napak.
Druga faza: Modeliranje
V tej fazi gre za testiranje vašega procesa, da vidite, kako deluje v različnih pogojih. Razmislite o tem kot o uresničevanju "kaj če". Kaj pa, če smo za to nalogo dodelili dve osebi? Kaj pa, če ta zaposleni zamuja s ponudbo? Kaj, če bi bila ta naloga opravljena drugače? Ali lahko naredimo nadaljnje izboljšave?
Tretja faza: Izvajanje
Ko simulirate pretok dela, je naslednji korak testiranje izboljšanega procesa na terenu s pomočjo delovnega toka BPM programske opreme za dodelitev vsake naloge v procesu eni ali več osebam.
Četrta faza: Spremljanje
Spremljanje je proces zbiranja podatkov, ki zagotavlja, da je postopek uspešen, kot ste pričakovali. Z vašo tehnologijo lahko spremljate oba koraka v enem samem postopku - na enak način, kot bi sledili paketu FedEx - ali združite podatke in vidite, kako delate v celotnem delovnem procesu. Orodja, uporabljena na tej stopnji, vključujejo spremljanje poslovne dejavnosti, nadzorne plošče, orodja za poročanje in revizijo.
5. faza: Optimizacija
Na tej stopnji je lahko vaš proces daleč od popolnega. Zdaj morate razmisliti, kaj lahko naredite za nadaljnjo optimizacijo procesa. Na primer, ali morate na posebna področja, kjer se pogosto pojavljajo ozka grla, dodati še en vir? Upoštevajte, da optimizacija ni enkraten dogodek. Namesto tega morate poslušati povratne informacije zaposlenih in strank ter spreminjati vsakič, ko se pojavijo težave. Če novi proces ne izboljša izkušenj vaših deležnikov s storitvijo, potem ne moremo reči, da je uspešen.
Kdo izvaja upravljanje poslovnih procesov?
Za izvedbo projekta BPM pogosto potrebuje skupina strokovnjakov z informacijskim in poslovnim znanjem, vendar je odvisno od obsega projekta, ki ga nameravate izvesti. Če želite doseči nekaj hitrih zmag z izboljšanjem nekaterih procesov z nizkim tveganjem in visokim donosom v svojem malem podjetju, potem bi morali biti sorazmerno lahko dobiti projekt BPM s pomočjo majhne notranje ekipe in nekaterih kakovostna programska oprema za preslikavo vaših procesov.
Dober način za začetek je udeležba na usposabljanju za BPM. Hitro iskanje z Googlom bi moralo prikazati nekatere lokalne možnosti ali spletni program. Mnoga podjetja se odločijo, da bodo svoje zaposlene postavila v program certificiranja za upravljanje poslovnih procesov, ki ključnemu osebju omogoča, da se uradno usposobijo za ustrezne metodologije. Inštitut za upravljanje poslovnih procesov trenutno ponuja 30 programov in sedem certifikatov iz različnih disciplin in metodologij, povezanih z BPM. Podrobnosti si oglejte na njihovi spletni strani.
Kaj je BPM orodje?
Preprosto, orodje BPM je programska oprema, ki jo uporabljate za avtomatizacijo implementacije BPM. Njegova naloga je, da omogočite vašo poslovno preobrazbo, tako da lahko svoje procese prenesete na nove višine. Možnosti so tako široke, kot so dolge, vendar na splošno iščete sistem z vsaj naslednjimi funkcijami:
- Orodje za diagnozo vizualnega procesiranja: omogoča modeliranje procesov in ustvarjanje novih delovnih procesov. Nekatera orodja zahtevajo veščine kodiranja kot način izvajanja modeliranja; drugi ponudniki ponujajo pristop nizke kode, ki uporablja sistem »povleci in spusti«. Slednje lahko dobro deluje, če v ekipi nimate hardcore programerja.
- Nadzorne plošče za upravljanje in nadzor dostopa: oblikovalcem odločitev dajejo prepoznavnost za spremljanje napredka in zagotavlja varnost z omejevanjem dostopa do informacij določenim ljudem.
- Ravnanje z napakami: Koristno je imeti modul za preverjanje, ki najde in reši napake in okvare.
- Integracija z obstoječo programsko opremo: Vaša BPM rešitev bo omejena, če ne komunicira z drugimi osnovnimi ERP / CRM sistemi.
- Poročila in analitika: Dobra rešitev BPM bo izvajala poročila o ključnih merilih, kot so odprte postavke, povprečni čas, potreben za dokončanje naloge in pogostost preusmeritve elementa.
Kar zadeva posebna orodja za upravljanje poslovnih procesov, je to precej napolnjen trg. Nekateri veliki igralci vključujejo Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian in Process Street. Ocene so na voljo na internetu, večina orodij pa je na voljo z brezplačnim preizkusom 14 dni, tako da lahko pregledate funkcije, preden opravite končni nakup.
