Preslikava poslovnih procesov omogoča vodjem podjetij, da pojasnijo, kako se procesi dejansko izvajajo. Razkriva probleme, kot so ozka grla in razlike v tem, kako proces izvajajo različne skupine ali posamezniki. Vodje lahko tudi ugotovijo, ali se način, na katerega se proces dejansko izvaja, razlikuje od načina, na katerega bi bilo treba to storiti. Ustvarjanje procesnega zemljevida, ki se imenuje tudi diagram poteka, je pomemben sestavni del upravljanja in izboljšanja procesov Six Sigma, vendar je lahko koristno tudi brez popolnega okvira Six Sigma.
Zbirajte informacije od posameznikov, ki dejansko izvajajo postopek o tem, kako se to izvaja. Bodite prepričani, da ugotovite, ali se koraki razlikujejo v različnih okoliščinah ali za različne ljudi. Osredotočite se na to, kako se proces trenutno izvaja, in ne na to, kako naj bi se izvajal.
Odločite se, katero vrsto procesnega zemljevida boste ustvarili. Diagram poteka osnovne dejavnosti prikazuje potek korakov v procesu, vključno s točkami odločanja, medtem ko diagram poteka uvajanja jasno kaže na vključenost različnih skupin ali ljudi. Za slednje ustvarite stolpce za vsakega posameznika ali skupino in narišite vsak korak v ustreznem stolpcu, da označite, kdo izvaja korak.
Zaženite zemljevid poslovnega procesa tako, da narišete ovalni ali zaobljeni pravokotnik, standardni simbol začetne točke. Za diagram poteka aktivnosti narišite začetno točko na zgornji levi strani strani papirja ali strani programske opreme. Za diagram uvajanja ga narišite na vrhu ustreznega stolpca.
Začetno točko označite s frazo, ki označuje, da je to začetna točka, kot je »Klic pride« ali celo »Začni«. Vsak od vaših korakov bo označen na ta način in mora vključevati glagol, ki bo predstavljal sprejeto dejanje.
Ustvarite vsak korak postopka tako, da narišete pravokotnik in ga označite. Vsak korak mora imeti svojo predstavitev. Ne združujte korakov v eni obliki z uporabo besede "in" za povezavo več kot enega glagola ali dejanja.
Korake povežite s puščicami, ki kažejo smer pretoka procesa. V redu je, če se vaš zemljevid preliva na več vrstic, da se prilega strani; puščice naredijo tok očiten ne glede na fizično razporeditev stopnic.
Uporabite diamantno obliko za predstavitev odločitvene točke, kadar je naslednji korak odvisen od določene okoliščine. Na primer, procesna karta za spletno nakupovalno košarico bi imela odločitveno točko, ki bo predstavljala izbiro stranke za plačilo s kreditno kartico ali uporabo PayPala.
Navedite korake, ki sledijo odločitveni točki, tako da ustvarite pravokotne simbole in jih označite ter dodate puščice za prikaz poteka procesa. Označite vsako puščico, ki vodi od točke odločitve, da pojasnite pogoj, ki vodi do sledenja tej poti. V našem trenutnem primeru uporabite oznako "PayPal" za eno puščico in "kreditno kartico" za drugo.
Kot zadnjo stopnjo, ki označuje konec postopka, dodajte končno ovalno ali zaokroženo pravokotno obliko z oznako "End".
Preglejte zemljevid procesa in se prepričajte, da je pravilno prebran. Nekaj posameznikov, ki izvedejo postopek, morajo pregledati, da se zagotovi, da natančno prikaže, kaj počnejo.
Nasveti
-
Programi, kot je Microsoft Visio, imajo posebne funkcije za ustvarjanje procesnih zemljevidov, lahko pa uporabljate tudi druge grafične programe ali PowerPoint. Ko prvič zberete informacije o postopku, napišite vsak korak na majhno lepljivo opombo in jih nato razporedite, da prikažejo potek procesa. Ta metoda je lahko lažja kot poskus ustvarjanja zemljevida procesov vse naenkrat od začetka. Če vaš proces vključuje veliko prepustnic med skupinami ali posamezniki, boste morda želeli uporabiti diagram uvajanja, da izrecno ponazorite sodelovanje različnih strank.
