Izvajanje učinkovitega pregleda poslovnih procesov zagotavlja, da vaše poslovanje doseže želene rezultate na najbolj učinkovit način. Pred nakupom nove strojne ali programske opreme lahko na primer opravite pregled poslovnega procesa. Za izvedbo pregleda poslovnih procesov sestavite skupino ljudi, ki predstavljajo vse ravni organizacije, na katere vplivajo kakršne koli spremembe trenutnega poslovnega procesa. Sestavljanje pravih ljudi vam lahko pomaga identificirati težave, ugotoviti morebitne izboljšave, dodeliti vodje projektov, uvesti hitre popravke in razviti dolgoročni načrt.
Zemljevid trenutnega postopka. Navedite ključne poslovne procese, ki se uporabljajo za izdelavo vaših izdelkov in storitev. Pogovorite se o težavah v trenutnem okolju, kot so zamude pri sprejemanju vprašanj glede kakovosti blaga ali dobavitelja. Organizirajte vrsto sestankov, da bo ekipa razmišljala o tem, zakaj obstajajo problemi in kako se z njimi spopasti. Opravite raziskave, s katerimi boste izvedeli, kako druga podjetja obravnavajo podobne težave. Za dokumentiranje trenutnega postopka uporabite brezplačna orodja za kartiranje poslovnih procesov, kot so Gliffy, Bonita Open Solution ali Questetra BPM.
Preglejte dokumentirane poslovne procese in se prepričajte, da podrobnosti natančno odražajo način delovanja podjetja. Na primer, razdelite postopke za odpravljanje težav vsem osebam, ki obravnavajo klice storitev za stranke. Opazujte osebje, ki uporablja postopke, in si zabeležite vsako odstopanje, da ugotovite, ali osebje potrebuje dodatna znanja, znanje, izkušnje ali izkušnje, da bi poslovni proces deloval učinkovito.
Prepoznajte morebitne spremembe. Ugotovite, kako lahko spremembe vplivajo na trenutne postopke. Opazujte osebje, ki opravlja naloge za potrditev predpostavk. Intervjuirajte delavce, da bi zbrali njihov prispevek o procesnih težavah, s katerimi se sooča vaša organizacija. Opravite anketo ali vodite fokusne skupine, da zberete njihove ideje za izboljšanje. Ne mislite, da poznate pravo rešitev, kot je nakup nove strojne ali programske opreme, ne da bi razumeli, kako novi sistem vpliva na organizacijo.
Oblikujte nov proces. Preoblikovanje poslovnih procesov vključuje zagotavljanje, da so vsi procesi za funkcije podjetja usklajeni s trenutnimi strateškimi cilji. Natančno prilagodite postopek na podlagi analize, ki je bila izvedena v okviru pregleda poslovnih procesov. Preglejte nov proces z ekipo, da določite odvisnosti med organizacijami in morebitne težave. Dokumentirajte vse spremembe, ki jih priporoča skupina za pregled poslovnih procesov, in jih objavite v glasilu, elektronski pošti ali drugem komunikacijskem mehanizmu podjetja.
Ocenite svojo izvedbo. Izmerite operativne dejavnosti, kot so zadovoljstvo strank, pomanjkljivosti izdelkov ali stroški, da ugotovite, ali so izboljšave, ki jih je ustvaril vaš pregled, vplivale. Opravite naknadne preglede in ustrezno prilagodite svoje postopke, če v predvidenem časovnem okviru niso bile izvedene izboljšave.
