Vsako podjetje, ne glede na industrijo, ima upravne naloge, ki jih je treba obravnavati, da bi lahko podjetje učinkovito delovalo. Te dolžnosti pogosto opravlja tajnica, recepcionarka, upravna pomočnica, izvršna pomočnica ali vodja pisarne. V manjših podjetjih, kjer takšne vloge morda ne obstajajo, morajo zaposleni sodelovati, da bi zagotovili, da so upravne naloge zaključene.
Shranjevanje podatkov
Pravočasno vnašanje pomembnih dokumentov na ustreznih mestih je administrativna dolžnost, ki vključuje dajanje map v omarice ali dokumente v spletne programe za upravljanje dokumentov. Natančni sistemi arhiviranja zagotavljajo zaposlenim dostop do finančnih evidenc, evidenc strank in raziskav.
Iskanje informacij
Raziskovanje informacij za stranke, menedžerje in sodelavce na spletu, v pisarniških sistemih ali v knjigah, je bistvena upravna dolžnost, ki podjetjem pomaga, da imajo potrebne informacije za začetek in končanje projektov. Te informacije so pogosto zbrane, povzete, posredovane potrebnim osebam in predstavljene v poročilu ali preglednici.
Telefonski odzivniki
Ne glede na to, ali ste lastnik oglaševalske agencije ali pralnice, se bodo stranke ukvarjale z vprašanji o izdelkih in storitvah, delovnem času, zahtevkih za informacije ali z vprašanji glede določanja cen. Odgovor na te pozive in skrb za potrebe strank je upravna dolžnost, ki lahko vpliva na uspeh ali neuspeh družbe. Neučinkovita komunikacija s potencialnimi strankami lahko pusti slab vtis o organizaciji. Pomembno je, da je oseba, ki opravlja to upravno dolžnost, privlačna, vljudna in dobro obveščena o podjetju.
Pozdravni obiskovalci
Ko obiskovalec vstopi v pisarno, na recepciji ali tajnici običajno sedi na vratih, da reče "zdravo", pozdravi obiskovalca na delovnem mestu, pomaga pri vprašanjih in ga usmeri na ustrezno osebo, urad ali oddelek. Ne glede na to, ali je dostavna oseba, ki oddaja paket, ali stranka, ki prihaja na dogovorjeni sestanek, pozdravlja obiskovalce, je bistvena upravna dolžnost.
Nakupna oprema in potrebščine
Vzdrževanje oskrbovalnih prostorov in omaric s papirjem, pisali in drugo pisarniško opremo je upravna dolžnost. Naloge, dodeljene tem položajem, vključujejo sprejemanje naročil od drugih zaposlenih, sledenje naročilom, razprševanje postavk ob prihodu in ravnanje z računi, običajno v povezavi s finančno skupino.
Ustvarite in upravljajte pisna sporočila
Poleg sestave e-poštnih sporočil in poslovnih pisem do ustvarjanja poročil, preglednic in baz podatkov, upravne naloge vključujejo tudi ustvarjanje in upravljanje distribucije teh pisnih sporočil. Ne glede na to, ali so te komunikacije namenjene sodelavcem ali strankam, so naloge opravljene z uporabo programov za obdelavo besedil in preglednic za ustvarjanje strokovnih, jedrnatih dokumentov.
Priprava sestankov
Vzpostavitev konferenčnih dvoran in sejnih sob, ureditev gostinstva, naročanje in postavitev avdiovizualne opreme ter priprava dnevnih redov spadajo v kategorijo upravnih nalog. Te ključne naloge so bistvenega pomena, če imajo podjetja konference ali srečanja strank v pisarni ali zunaj nje.
