Ne glede na to, ali se srečate s strankami, da bi predstavili predlog ali izvedli delovno kosilo z osebjem, je pošiljanje vabila po elektronski pošti lahko hiter in učinkovit način usklajevanja dogodka.
Razmislite o svojem občinstvu. Ton vašega e-poštnega sporočila se bo moral prilagoditi vsem, ki jih povabite na kosilo. Casual ton deluje v redu, če vaše kosilo sestanek je z osebjem in boste porabili čas razpravljali o strategijah in brainstorming. Če je namen srečanja resnejši, boste morali to jasno navesti v korespondenci s povabljenimi člani osebja. Če je kosilo s strankami, boste morda potrebovali bolj formalen ton, odvisno od vašega delovnega odnosa z njimi.
Poiščite restavracijo, ki bo lahko sprejela vašo skupino. Odvisno od števila povabljenih, boste morda želeli poiskati objekt, ki ima zasebno sobo. Pri načrtovanju kosilnega sestanka s strankami lahko pomaga poiskati jedilnico, ki je manj grozljiva, kjer pogovor ne bo napet zaradi hrupa.
Odločite se, koga boste povabili na sestanek za kosilo, in poiščite uradni koledar, da ugotovite, ali bodo vse stranke na voljo na zadevni datum. Za osebje kosilo sestanke, da hitro telefonski klic, da vprašam, če bodo izbrani povabljenci so na voljo na ta dan in nato prosite, da ostanejo odprti, medtem ko se načrti končajo.
Pokličite izbrano restavracijo in pripravite poskusno rezervacijo. Povejte jim, da boste morda morali prilagoditi število udeležencev bližje temu datumu. Če odkrijete, da boste imeli nekaj več obiskov, kot je bilo prvotno načrtovano, poskrbite, da boste čim prej obvestili restavracijo, da bo osebje lahko zadovoljilo vaše potrebe.
Sestavite e-poštno sporočilo, vključno z e-poštnimi naslovi vsake osebe, ki jo želite povabiti. V vrstici z zadevo navedite razlog e-pošte. Vključite besede, kot sta »Pomembno« ali »Označi svoje koledarje« in vključite datum in razlog. Na primer, vaš predmet bo morda prebral: "Pomembno: Delovni kosilo na 2/18/09-RSVP Needed." Za kosilo s stranko, seveda, boste morali natančno določiti vrstico zadeve in jo preusmeriti na zahtevo, ne pa na povpraševanje.
V e-poštnem sporočilu pojasnite potrebo po srečanju za kosilo in kaj bi radi udeleženci prinesli ali delili med sestankom. Odvisno od tega, kako težko je potegniti ljudi navzdol, boste morda želeli zahtevati, da jih RSVP, tako da lahko zaključite štetje rezervacij v restavraciji.Če pripravljate kosilo za stranke, boste morda želeli zaprositi za sestanek za kosilo in navesti, katere elemente želite razpravljati z njimi
Nasveti
-
Pristop mora temeljiti na delovnem ozračju vašega podjetja, od priložnostnega do formalnega. Pošljite kopijo skrbniškemu osebju, da se lahko posodobi uradni koledar.
