Ravne datoteke obravnavajte kot podobne datotekam v predalu omarice - zbirka posameznih zapisov, ki vsebujejo samostojne podatke. Relacijske baze podatkov so zbirka tabel, ki so povezane skupaj s skupnim delom podatkov, kot je številka računa, in so lahko urejene tako, da označujejo določene informacije za ad hoc poizvedbe. Relacijska baza podatkov je prilagodljivo orodje, ki omogoča enostavno zajemanje različnih vrst podatkov.
Napredno strukturiranje podatkov
Ploska datoteka je besedilna datoteka, ki shrani posamezen zapis na vrstico z vsakim podatkom, ločenim z vejico - njegova podatkovna struktura je samostojna in omejena. Relacijske baze podatkov hranijo podatke v tabelah, ki so strukturirane za potrebe podatkov. Vsaka tabela je sestavljena iz vrstic in stolpcev, vsak stolpec pa je lahko zasnovan tako, da zadrži ali omeji določeno vrsto podatkov. V eni bazi podatkov je mogoče ustvariti veliko tabel. Napredna zmožnost strukturiranja podatkov relacijske baze podatkov omogoča programerjem in izdelovalcem baz podatkov ustvariti bolj zapletene odnose med podatki.
Na primer, ploščata datoteka lahko vsebuje ime, naslov, telefonsko številko in številko računa osebe. Relacijska baza podatkov lahko vsebuje enake podatke v tabeli in vsebuje informacije o transakcijah za to številko računa v drugi tabeli in podatke o plačilu v tretji tabeli - vse to pa je mogoče povezati, da se ustvari večja slika. Struktura ploščate datoteke ne omogoča povezovanja informacij iz ravne datoteke v ravno datoteko in se lahko natisne le tako, kot je.
Ad Hoc poizvedbe
Struktura podatkov relacijske baze podatkov je idealna za ustvarjanje ad hoc poizvedb. Ko tabele vzpostavijo povezave med njimi, lahko uporabnik ali programer po potrebi pridobi povezane podatke. Relacijske baze podatkov lahko lastnikom podjetij, upravljavcem in nadzornikom pomagajo pri hitrih zahtevah po poizvedbah z zbiranjem in prikazovanjem podatkov o prodaji, podatkov o uspešnosti zaposlenih ali podatkov o proizvodnji, kadar je to potrebno.
Po drugi strani pa mora ploščata datoteka vsebovati vse potrebne informacije v eni datoteki, da se lahko odzovejo s podatki. Ravne datoteke bi morale biti oblikovane tako, da se odzivajo na poizvedbe, kar pomeni, da bi bilo treba predhodno načrtovati poizvedbe in ploščate datoteke. Ta proces upočasnjuje sprejemanje odločitev in koristno raziskovanje poslovnih procesov in na koncu lahko ovira rast poslovanja.
Razširljivost
Relacijske baze podatkov so prilagodljive, kar pomeni, da se lahko povečajo ali zmanjšajo, kot je potrebno, in do njih dostopa več uporabnikov, kadar je to potrebno. Doda se lahko več tabel, v obstoječe tabele se lahko namesti več zapisov in kljub temu, da do ene zapise v tabeli dostopa ena oseba hkrati, lahko mnogi uporabniki dostopajo do iste tabele in delajo v njem hkrati.
Ploščate datoteke niso prilagodljive. Vstavljanje milijona zapisov v ravno datoteko bo upočasnilo odpiranje in zapiranje datoteke, do ploskih datotek pa lahko dostopa le en uporabnik hkrati, kar upočasni delovne procese. Ploske datoteke niso dobra izbira za shranjevanje podatkov v hitrem in rastočem poslovnem okolju.
