Oblikovanje in izvajanje baze podatkov je lahko izjemno velika naloga; če imate dostop do velikih količin podatkov v zvezi z različnimi entitetami, ima baza podatkov številne prednosti. Mnoga mala podjetja začnejo uporabljati preglednice. S povečevanjem obsega prodaje in števila zaposlenih baza podatkov postane odličen vir. Prej ko izvedete bazo podatkov, lažje je oblikovati.
Hitra poizvedovanja
Iskanje informacij ali odnosov znotraj velike količine podatkov je običajno veliko hitrejše z uporabo baze podatkov v primerjavi z Excelom ali druge programske opreme za preglednice.
Več uporabnikov
Do baze podatkov lahko dostopa več uporabnikov hkrati. To je še posebej koristno za velika podjetja s številnimi zaposlenimi, ki hkrati potrebujejo dostop do istih podatkov.
Prenosljivost
Podatkovno bazo z ustreznimi nastavitvami lahko dostopate od kjerkoli na svetu preko interneta, kar potujočim zaposlenim omogoča dostop do potrebnih podatkov izven pisarne.
Prožnost
Z različnimi pogledi - to so predstavitve podatkov po meri - ima vsak uporabnik možnost videti podatke na način, ki jim najbolj koristi. Poleg tega se lahko podatki sklicujejo na veliko različnih aplikacij.
Dolgoživost
Podatki, shranjeni v elektronski zbirki podatkov, se lahko uporabijo v novejši programski opremi sistema za upravljanje baz podatkov (DBMS), ko se sprosti. Z zelo malo izjemami bodo vse nove programske opreme DBMS delale na obstoječih podatkovnih bazah.
