Ker se vaše podjetje širi in postaja bolj uspešno, lahko njegov sistem arhiviranja papirja postane dolgočasen in nepraktičen. Zato se številni lastniki podjetij odločijo za uporabo baze podatkov. Čeprav podatkovne baze pomagajo organizacijam delovati bolj gladko, niso brez napak. Oblikovanje baze podatkov je lahko drago in zamudno. Tehnične težave lahko povzročijo veliko škodo. Prav tako mora podjetje porabiti čas za usposabljanje zaposlenih za uporabo nove baze podatkov.
Časovna poraba
Pretvarjanje iz papirnatih datotek v sistem elektronske zbirke podatkov je lahko zapleteno, težko in dolgotrajno. Pri prehodu na bazo podatkov je treba upoštevati več korakov. Vodja projekta mora določiti namen baze podatkov in zbrati vse informacije, ki jih je treba organizirati. Oblikovalec baz podatkov mora izdelati potrebne tabele, ki bodo razdelile informacije, določile primarne ključe, nastavile odnose med tabelami, izboljšale oblikovanje in uporabile pravila normalizacije, ki preprečujejo vzdrževanje odvečnih informacij na več mestih. Glede na raven usposobljenosti lahko oblikovanje baze podatkov traja od nekaj dni do več tednov.
Tehnične težave
Občasno lahko baza podatkov naleti na napake, ki poškodujejo skoraj vse informacije v njej. Za razliko od papirnih datotek, če je v bazi podatkov prišlo do napake, lahko ima efekt domino. Majhni napačni izračuni lahko povzročijo potrebo po večji prenovi sistema. Redne varnostne kopije so ključnega pomena za omejitev možnosti poškodb.
Drage
Pretvorba v bazo podatkov je lahko zelo draga. Lastnik podjetja bo imel več stroškov. Bolj zapletena je zasnova baze podatkov, bolj bo stala. Podjetje mora kupiti programski paket, ki omogoča maksimalno prilagodljivost za prilagojeno bazo podatkov in omogoča rast. V mnogih primerih bo lastnik podjetja moral najeti strokovnjaka, da bi zagotovil pravilno opravljeno delo. V načrtovanje strukture baze podatkov mora vlagati dovolj, da bo zagotovila najboljše rezultate.
Potrebno usposabljanje
Pretvarjanje v bazo podatkov pomeni, da mora lastnik podjetja usposobiti zaposlene za uporabo nove programske opreme. Zaposleni morajo vzeti čas stran od običajnih delovnih funkcij, da se usposabljajo. Lastnik podjetja lahko tudi najame inštruktorje, ki vodijo tečaje usposabljanja. Nekateri zaposleni so lahko odporni na novo tehnologijo. Usposabljanje lahko traja od nekaj ur do nekaj dni, popolno sprejetje tehnologije pa lahko traja veliko dlje. Odvisno od tega, kako dolgo je potrebno, da se zaposleni naučijo, kako krmariti po sistemu, lahko usposabljanje in sprejetje upočasni produktivnost.
