Ne glede na to, ali ste se prostovoljno odločili, da boste med tedenskimi sestanki osebja sledili dejavnostim, ali da vas bodo vaši vrstniki izvolili v pisarno tajnika zapisnika dobrodelne ustanove, je bistveno, da sestavite jasne in natančne zapise o tem, kaj se dogaja na srečanjih vaše organizacije. Zapisnik sestankov služi kot uradna evidenca o vprašanjih, o katerih se je razpravljalo ali se je ravnalo. Kot take se pogosto obravnavajo kot zgodovinski dokumenti. Zato pomembnosti sprejemanja odličnih zapisnikov sestankov ni mogoče preceniti, udeleženci pa bodo cenili vašo pozornost do detajlov in vašo profesionalnost.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Priročnik o pravilih reda Robertsa
-
Članski seznam
Izberite način snemanja zapisnikov sestanka. Med sestankom pretehtajte prednosti in slabosti kasetofonov, tipkanje zapisov in ročno pisanje podrobnosti. Razmislite o varni metodi, kot je kombinacija dveh teh metod. Na primer, lahko snemate posnetek in vtipkate beležke v prenosnik ali tablični računalnik.
Pridobite kopijo "Robertovega pravilnika" ali dostopite do spletnega naročila tega primerja o parlamentarni proceduri in najboljših praksah za vodenje in snemanje sestankov. Preučite ustrezno obliko za zapisovanje razprav, sestankov, predlogov, sekund, predlogov, razprav in glasovanja. Če je možno, imate na sestanku kopijo knjige ali spletne strani. To se bo izkazalo kot neprecenljivo v primeru, če se bodo člani pogovarjali o odgovorih glede pravilnega vodenja, ravnanja, uradnih zapisov in zapisnikov.
Oblikujte uvod in strukturo svojih minut. V uvodu na primer navedite datum, čas, imena policistov, lokacijo in namen sestanka. Zapisnik zasedanja mora odražati čas, ko je bil sestanek sklican, in čas, ki je bil prekinjen. Namen formalnih sestankov je lahko samo mesečno srečanje članov; vendar, če beležite zapisnik za posebno sejo članstva, zagotovite, da bodo vaši zapisniki natančno odražali, da je to sestanek, ki ga organizacija običajno ne izvaja v okviru svojega običajnega poslovanja. Mnoge organizacije javnega sektorja lahko skličejo posebna srečanja za razpravo o zaupnih zadevah, kot so osebna vprašanja, ki so izvzeta iz nekaterih določb državnega zakona o sončnem zahodu.
Vstani, ko te predstavi predsednik organizacije ali vodja skupine. Če niste uradno predstavljeni, se predstavite skupini in razložite svojo vlogo zapisniškega sekretarja ali zapisovalca. Skupini povejte, katere metode uporabljate za zajemanje razprav o sestankih. Tako vas člani identificirajo kot osebo, ki je odgovorna za ustvarjanje in vzdrževanje uradnih dokumentov organizacije, kar je še posebej koristno za člane, ki ne poznajo vas ali tiste, ki niso seznanjeni z organizacijo in njenimi praksami. Poleg tega vaš uvod služi kot predlog, da morajo udeleženci govoriti slišno, da lahko učinkovito opravljate svoje dolžnosti beleženja.
Prosite udeležence, da se predstavijo, medtem ko hitro zabeležite njihova imena in kje sedijo. Na ta način vam ni treba nenehno prositi ljudi, da ponovijo svoja imena, ko snemate gibe, sekunde in točke za razpravo. Na primer, vedno morate zabeležiti ime osebe, ki vloži predlog, osebo, ki jo zazna, in osebo, ki zahteva glasovanje o predlogu. Ko nekdo kliče k glasovanju, ponavadi rečejo: "Kliči k vprašanju." Vodja skupine nato zaprosi člane, da glasujejo. Če se pred glasovanjem razpravlja, zabeležite pomembne dele razprave in zabeležite vse uradne ugovore. Vaše opombe v zvezi s predlogi in glasovanjem morajo vsebovati tudi imena očes, nohtov in vzdržanih glasov.
Izogibajte se vnašanju subjektivnih izjav v zapiske. Ne razlagajte, kaj zvočnik pomeni s svojim tonom, pregibanjem ali neverbalnimi nameni. Zapisniki sestankov morajo biti dejansko in objektivno - vsak zasuk v izjavah udeleženca lahko spodkoplje celovitost vaših zapisnikov in postavi pod vprašaj vašo sposobnost za pravilno zapisovanje minut. Na primer, napišite: "John Doe je naredil naslednji predlog: Zapri šole na dneve, ko Nacionalna vremenska služba napoveduje več kot pet centimetrov snega za Jackson, Adams in Madison grofije," ne "John Doe odločno je dejal, da je želel, da skupina glasovanje o tem, ali naj se šole zaprejo na dneve, ko regionalni vremenski pogoji kažejo na slabe vremenske razmere in neprehodne ceste."
Dokončajte svoje minute čim prej po zaključku sestanka, medtem ko so dejanja še vedno sveža v vaših mislih. Oglejte si svoje zapiske, poslušajte posnetek in pripravite pripravo končne različice. Če imate vprašanja o tem, kaj se je zgodilo med sestankom, se posvetujte s častnikom ali vodjo skupine. V nekaterih primerih se boste morda morali obrniti na osebo, za katero potrebujete pojasnila.
Zagotovite vodji vaše skupine s tem, kar predlagate, so končne minute; vprašajte za povratne informacije, vprašanja ali popravke. Ko dobite zeleno luč, pripravite končno različico in poskrbite, da bodo zapisniki posredovani članom. Uporabite želeno metodo vaše organizacije za razpošiljanje kopij zapisnikov, bodisi preko e-pošte, navadne pošte ali osebne dostave, če ste v isti pisarniški sobi z udeleženci.
Nasveti
-
Če vaše srečanje vključuje začetni razpis, vam ni treba zahtevati, da se člani predstavijo. Preprosto zajemite imena prisotnih oseb in zabeležite imena oseb, ki so odsotne. Običajni razpisi so običajno običajni postopek na uradnih srečanjih, kot so tisti z upravnimi odbori. Naredite ločeno opombo o tem, kje sedijo ljudje. To postane vaša "goljufija", tako da se lahko zlahka sklicujete na ljudi po imenu v vaših zapisnikih ali se obrnete na njih, ko prosite nekoga, da pojasni ali ponovi, kar je rekla.
Tudi če je sestanek neformalen, vaša vloga kot zapisovalka ni. Tudi za neformalna srečanja je treba resno pristopiti k beleženju odgovornosti in pripraviti formalne pisne opombe, ki natančno in formalno opisujejo dejavnosti srečanj. Udeleženci bodo cenili vašo pozornost do podrobnosti.
Opozorilo
Izogibajte se uporabi naprave, kot je pametni telefon, za zajemanje zapisov o sestankih - ne ustvarja pozitivne podobe in ljudje, ki se ne zavedajo zmožnosti pametnih telefonov, morda mislijo, da preprosto igrate na telefonu, namesto da bi poslušali, kaj člani organizacije razpravljamo.
