Dokumentiranje zapisnikov sestankov zahteva veliko organizacije in pozornosti do podrobnosti. Ker zapisniki sestankov pogosto postanejo pravni dokumenti, je pomembno natančno povzeti razprave. Naredite varnostno kopijo in jo shranite na varno mesto ter dodatne kopije posredujte ustreznim strankam. S prakso je veliko lažje dokumentirati zapisnike sestankov natančno in jedrnato.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Prenosni računalnik
-
Programska oprema za obdelavo besedil
-
Dnevni red srečanja
-
Kopija Robertovega pravilnika
Dokumentiranje zapisnikov sestankov
Pridite zgodaj, da bo vaš prenosnik nastavljen in pripravljen za pot. Zabeležite datum, čas, lokacijo in seznam udeležencev. Zapišite čim večji del razprave o sestanku za vašo hitrost tipkanja. Ne skrbite za pravopisne ali slovnične napake. Če pozabite na pomemben korak, kot je sprejetje točke o gibanju ali dejanju, je v redu, da povabite udeležence sestanka, da pojasnijo besedilo. Občasno shranite dokument, da preprečite izgubo podatkov.
Zapisnik sestanka lahko uredite čim prej po srečanju, ko je spomin na razpravo še vedno svež. Popravite napake v črkovanju ali slovnici in zagotovite skladnost oblikovanja v celotnem dokumentu. Vstavite "osnutek" vodnega žiga, ki bralce obvesti, da zapisnik še ni bil odobren in uradno. Datoteko shranite z uporabo imena datoteke, ki jo je mogoče preprosto prepoznati in razlikovati pozneje, na primer "StrataCouncilMinutesDecember5".
Zapisnik pošljete predsedniku seje ali drugi osebi, ki je določena za pregled razprave. Ponovno uredite minute na podlagi povratnih informacij, ki jih prejmete. Pri urejanju pazite, da ohranite celovitost zapisnika. Ne dodajajte nobene razprave, ki se ni zgodila, ali odstranite vse razprave, ki so se zgodile. Znova shranite datoteko.
Vodni žig »Osnutek« hranite v dokumentu, dokler zapisnik ne dobi uradne odobritve. To se običajno zgodi na naslednjih sestankih istega odbora.
Ko odbor potrdi zapisnik, odstranite vodni žig »Osnutek« in ga znova shranite. Po potrebi potrdite zapisnik članom odbora.
Nasveti
-
Na sestanku lahko uporabite kopijo Robertovega pravilnika (ali karkoli, ki ga vaš odbor uporablja). To vam lahko pomaga pravilno evidentirati postopek zasedanja.
Nekateri ljudje še vedno raje dokumentirajo zapisnike sestankov na prvem mestu, nato pa jih pozneje vtipkajo. Ta metoda lahko deluje prav tako dobro, kot da vzamete minute s prenosnim računalnikom. To je odvisno od vaših osebnih preferenc.
Za zelo pomembna srečanja razmislite o uporabi snemalnika za snemanje zvočnega posnetka.
