Upravni pomočniki in tajniki kluba lahko shranjujejo zapisnike o sestankih na različne načine. Najbolje je imeti tako elektronsko kot tudi tiskano kopijo, tako da lahko služi kot varnostna kopija za drugo, če se ena kopija izgubi ali nenamerno uniči.
Shranjevanje datoteke elektronsko
Shranite minute sestankov v računalniku na isti lokaciji, ko ima vaša organizacija sestanek. Vsakič podajte podobno ime datoteke, da boste lahko v prihodnosti našli točno to, kar potrebujete. Na primer, morda boste naslovili zapisnik zasedanja neprofitnega odbora "Board_Minutes_21 April 2011," in nato naslednji mesec ga shranili kot "Board_Minutes_20 May 2011." Če imate različne vrste sestankov za sledenje minut, shranite vsako v drugo mapo. Eden od njih se lahko imenuje »Board Meetings« in še en »Staff Staffings«, ki se hrani v mapi »Meetings« na vašem računalniku.
Spletna shramba
Shranite minute z uporabo spletne storitve za shranjevanje dokumentov. Te storitve običajno zaračunajo pristojbino, če pa računalnik ali strežnik ne deluje, lahko dostopate do interneta z druge lokacije in naložite datoteke.
Cene
Spletne družbe za shranjevanje lahko ponudijo brezplačno poskusno obdobje za testiranje njihovih izdelkov. LiveDrive, na primer, ponuja dvotedensko brezplačno preizkusno različico in zaračuna 6,95 USD na mesec za varnostno kopiranje računalnika in 16,95 $ na mesec za največ tri računalnike za varnostno kopiranje na spletu, od aprila 2011. Oba načrta imata neomejeno pasovno širino (znesek lahko nalaganje in prenos). Elephant Drive ima 15-dnevno brezplačno preizkusno obdobje. Ponuja individualni načrt z do 100 GB pomnilnika za 2 računalnika za 9,95 USD na mesec ali 99,50 $ na leto. Družinski načrt zajema do pet naprav, ima do 500 GB pomnilnika za 19,95 USD na mesec ali 199,50 $ na leto.
Trde kopije
Natisnite kopijo zapisnika seje. Postavite delilnike, ki so označeni z mesecem in letom sestankov v registratorju. Kopijo zapisov vstavite v pravilen mesec in leto. Ko se vaši registratorji napolnijo, označite hrbtenico z letnico minut v njej in začnite novo vezivo. Razmislite o shranjevanju dveh izvodov zapisnika o sestanku, shranjenih na dveh lokacijah, če se bo kaj zgodilo z enim od njih.
