Vsaka transakcija, ki se zgodi v organizaciji, zahteva, da računovodska služba upošteva svoj finančni vpliv. Računovodja mora evidentirati vsako transakcijo s finančnim učinkom v računovodskih evidencah. Mnoga podjetja zaposlenim izdajajo debetne in kreditne kartice, da zmanjšajo povračila stroškov, ki jih obdelujejo. Namesto povračila zaposlenim, družba bodisi plača račun kreditne kartice bodisi prilagodi svoje evidence za transakcijo bremenitve. Računovodski vnosi se razlikujejo glede na to, ali je zaposleni uporabil debetno ali kreditno kartico.
Transakcija debetne kartice
Banke izdajo debetne kartice zaposlenim v podjetju, da bi zmanjšale število pregledov, ki jih mora družba natisniti. Transakcija z debetno kartico odstrani denar na bančnem računu podjetja v času transakcije. Zaposleni uporablja debetno kartico na enak način kot pri kreditni kartici pri nakupih. Banka prejme elektronsko obvestilo o transakciji in prenese denar prodajalcu, da plača transakcijo.
Obračunavanje debetnih kartic
Kadar zaposleni opravi transakcijo z debetno kartico, mora računovodja podjetja posodobiti računovodske evidence. Računovodja se obrne na zaposlenega, da ugotovi, za kaj je transakcija. Računovodja te informacije uporablja za določitev, kateri odhodkovni račun naj se uporabi v računovodskem vnosu. Računovodja poveča račun za odhodke in zmanjša denar.
Transakcija s kreditno kartico
Banke zaposlenim izdajo kreditne kartice, da zmanjšajo število poročil o stroških, ki jih predložijo zaposleni. Transakcija s kreditno kartico ustvarja obveznost za družbo, ki od družbe zahteva, da banki plača ob koncu obdobja. Zaposleni uporablja kreditno kartico pri nakupih na spletu, po telefonu ali osebno. Banka prejme elektronsko obvestilo o transakciji. Ob koncu obdobja banka doda vse transakcije in družbi pošlje račun.
Računovodstvo kreditnih kartic
Ko zaposleni opravi transakcijo s kreditno kartico, hrani svoj račun in na računu vpiše opis transakcije. Ob koncu meseca preda vse svoje račune računovodji podjetja. Računovodja primerja prejemke z računom in poskrbi, da so vse transakcije obračunane. Računovodja uporablja potrdila, da določi račun, ki ga bo uporabil pri obračunu. Računovodja poveča račun za odhodke in zmanjša denar.
