Redno načrtovane sestanke za sestanke osebja so bistveno komunikacijsko orodje. Namesto, da se zanašate na beležke ali e-poštno sporočilo, uporabljate osebni pristop. To ne ponuja le priložnosti za zagotavljanje ustreznih informacij, ampak tudi za odgovarjanje na vprašanja in pojasnitev morebitnih nesporazumov. Za razliko od drugih vrst sestankov pa se sestanki sestankov običajno osredotočajo na poslovne ali projektne operacije in trajajo največ 15 minut do 30 minut.
Osnovna pravila
Čeprav so informativni sestanki pogosto neformalni, morajo še vedno veljati osnovna pravila za dobro vedenje in komunikacijo. Kratek časovni okvir je ključnega pomena za določitev pravil, ki zagotavljajo, da drugi poslušajo, ko nekdo govori, da komunikacija ostane točkovna in profesionalna, ter da spodbujajo vprašanja in produktivne povratne informacije. Poleg tega bi morali člani osebja razumeti, ker razprava ni namenjena razpravi o politikah ali odločitvah podjetja, ker se posvetovanja osredotočajo na zagotavljanje posodobitev in drugih ustreznih informacij.
Delo iz vnaprej določene agende
Pripravite dnevni red tik pred začetkom sestanka. To je potrebno, da se prepričate, da sestanek vključuje standardne elemente in vse novice. Na primer, dnevni red za sestanke osebja pred prerazporeditvijo lahko vključuje delovne naloge, načrtovanje prilagoditev in informacije o dogodkih, ki so se zgodili v prejšnji izmeni. Lahko razdelite dnevni red ali prosite člane osebja, da se beležijo. Cilj je, da ste na pravi poti in se prepričajte, da je sestanek koristen.
Začnite z bang
V prvih dveh minutah vsakega informiranja preživite energijo in motivirajte člane osebja. Začnite z dobrimi novicami, kot so čestitke ekipi za doseganje prodajnih ciljev prejšnji dan, pozdravljanje novega zaposlenega ali napoved datuma za priznanje zaposlenega. Po mnenju Alberta Mensaha, profesionalnega trenerja in avtorja, o tem, o čemer govorite, ni tako pomembno, kot če ustvarja motivacijski učinek.
Rezervirajte vprašanja za konec
Rezervirajte večino časa za distribucijo informacij. Osebju povejte, da boste na koncu odgovarjali na vprašanja in pojasnjevali informacije, ne pa med sestankom. To je pomembno tako, da poskrbite, da boste ostali v časovnem okviru in da bo pozornost vsakega posameznika osredotočena na informacije. Če ne morete takoj odgovoriti na vprašanje, dobite odgovor, ko je sestanek končan, in čim prej nadaljujte, zlasti glede časovno občutljivih vprašanj.
