V knjigi »Vodenje knjig: temeljno vodenje evidenc in računovodstvo za uspešno podjetje za mala podjetja, sedma izdaja« je Linda Pinson dolgove opredelila kot dolgove, ki jih družba dolguje upnikom za kupljeno blago ali opravljene storitve. Skupina za namensko plačevanje računov uporablja standardne postopke obdelave.Ti postopki minimizirajo režijske stroške in hkrati povečujejo odnose med dobavitelji.
Pomembnost
Goljufije, poneverbe in napake pri obdelavi lahko uničijo podjetja. Bistvenega pomena je, da se izvedejo nadzorni postopki za zmanjšanje takšnega tveganja. Nekateri skupni in ucinkoviti nadzori vkljucujejo: delitev nalog za ublažitev tveganja poneverbe; formalne nabavne funkcije in smernice za zmanjšanje tveganja poneverbe, goljufivih računov in napak; pragi za dolarje drugega podpisnika za zmanjšanje tveganja poneverbe in napak; in sistematično preverjanje števila računov za zmanjšanje tveganja dvojnih plačilnih napak.
Prodajalci
Upniki so dodani v podatkovno bazo podjetja kot prodajalci. Ta naloga je običajno dodeljena referentu ali finančnemu uslužbencu, ki plačuje račun, ki nima možnosti za ustvarjanje plačil.
Da bi zagotovili pravočasno ustvarjanje plačil, se prodajalcem priporoča, da sodelujejo s skupino za plačevanje računov pri obravnavanju vprašanj glede izdajanja računov. Kontaktiranje z nabavno službo ali oddelek za naročanje bo povzročilo zamude pri iskanju ali reševanju neplačanih ali delno plačanih računov.
Funkcija
Prodajalcem se naroči, da račune pošljejo neposredno v oddelek za obveznosti. Račun je žigosan s časom in začne se obdelovati ura. Če je bilo naročilo ustvarjeno za nabavo blaga ali storitev, se račun ujema z naročilom in dokazilom o prejemu. Mary S. Schaeffer razpravlja o tem procesu "tri poti ujemanja" v knjigi "Računi za plačilo: vodnik za vodenje učinkovitega oddelka".
Če je bil nakup opravljen brez naročila, mora izpolnjevati smernice družbe. Če so smernice izpolnjene, se račun pošlje v oddelek za naročanje v odobritev in ustrezno šifriranje.
Postopki izplačil
Analitik plačljivih računov je pooblaščen za ustvarjanje plačil. Analitik si prizadeva za pravočasno obdelavo računov, s čimer zagotovi, da so plačani takoj, in kadar je to mogoče, se sprejmejo popusti. Oba cilja imata za posledico možnosti nadzora nad režijskimi stroški. To je še posebej pomembno tam, kjer so vladne agencije kaznovane zaradi zamud pri plačilih.
Elektronska plačila so drugo orodje za zmanjšanje stroškov. To zmanjšuje stroške preverjanja papirja in zmanjšuje goljufije pri preverjanju ali poneverbi. Če je potrebno izdati delno plačilo ali zavrniti plačilo, analitik zapade v plačilo in pojasni okoliščine.
Notranja revizija
Analitik s plačljivimi računi zagotavlja, da se plačila izplačajo v skladu s politiko podjetja. Skupina notranjih revizorjev družbe bo selektivno pregledala rezultate dela analitika tako, da bo zahtevala dokumentacijo za izbrano skupino računov. Revizor pregleda dokumentacijo, da zagotovi, da so vzpostavljeni in pravilno upoštevani kontrolni postopki. Nezadostni kontrolni postopki povzročajo nepričakovane izgube. Za izterjavo takšnih izgub so potrebni dodatni čas in stroški.
