Učinkovitost je ključnega pomena za vsako pisarno ali poslovno okolje. Organiziranost je spretnost, ki bo koristila vsakemu pisarniškemu okolju. Ena stvar, ki jo boste morda želeli izboljšati, tudi če ugotovite, da ste na splošno organizirani, je vaš postopek arhiviranja dokumentov in vzdrževanja. Lahko porabite več ur za iskanje pomembnih dokumentov, če ne obstaja sistem za njihovo upravljanje. Zmožnost pridobivanja potrebnih dokumentov, ko ste pod pritiskom, je ključnega pomena. Čeprav imajo nekatera delovna mesta dejanske fizične datoteke, se velika večina dokumentov zgodi v računalniku.
Poimenovanje
Poimenujte vse datoteke in mape. Ne imejte nekaterih od njih po datumu in drugih po imenu projekta. Prepričajte se, da ima vsaka datoteka določenega projekta nekaj posebnega za projekt v svojem naslovu. Ustvarite mapo glavnega projekta z enostavno prepoznavnim imenom. Razdelite to mapo v podmape z jasnimi naslovi, ki jih lahko uporabite za seznam imen tistih, ki delajo na njem, ali drugih potrebnih stvari.
Shranjevanje
Skladiščite podobne dokumente skupaj. Če delate na določenem projektu, shranite vse dokumente v isti glavni mapi v računalniku. To je bolj učinkovito in logično kot shranjevanje vseh preglednic ali vseh grafičnih elementov na različnih mestih. Ko se premešate s podrobnostmi, vas bo en projektni klik pripeljal do projekta.
Vsebina
Preden začnete z vložitvijo dokumentov, si vzemite nekaj časa, da pregledate vsebino. Ne shranjujte vseh podatkov, ki so vam poslani. To bo pomenilo več časa, da kasneje pogledamo skozi nepotrebne stvari. Če je dokument pomemben za določen projekt, ga shranite. Če ni, ga odstranite iz računalnika.
Stanje
Ločite dokumente, ki so del tekočega dela, iz dokumentov, ki so za dokončano delo in se shranijo le za namene referenc in evidenc. Uporabite svoj sistem map. Trenutni dokumenti shranite na lahko dostopno mesto, na primer na namizje računalnika. Ko je delo končano, ga premaknite v mapo projekta, v katero shranite opravljeno delo. Ta način prilagodite svojemu podjetju.
