Vložitev je starodavni sistem, ki olajša iskanje dokumentov. Ti dokumenti lahko vključujejo pisma, dopise, finančne zapise, poročila in druge oblike korespondence. Za doseganje skladnega in učinkovitega sistema arhiviranja morate uporabiti ustrezne postopke. Tudi v današnji elektronski dobi morajo podjetja in domače pisarne še vedno vzdrževati papirne datoteke.
Kategorije
Datoteke združite v kategorije. Glavna kategorija bo primarni naslov, ki predstavlja vse ostale datoteke, ki bodo uvrščene pod njo (podkategorije). Glede na obseg kategorije lahko zajame celoten predal z vložkom. Na primer:
Kategorija: Plačni registri 2014 Podkategorije: Seznam izplačanih plač Januar 2014 Register izplačanih plač Februar 2014 Register izplačanih plač marec 2014
Nadaljujte svoje podkategorije do konca leta. Če bo vaša kategorija napolnila celoten predal, naredite etiketo in jo položite na zunanjost predala; označite mape podkategorij in jih postavite v predal. Uporabite viseče mape za vaše kategorije, če imate več kategorij za en predal in v njih shranite označene mape podkategorij.
Pravila o arhiviranju
Dve osnovni pravili za vložitev sta abecedni in datum vložitve. Pri izvajanju abecednega vnosa, datoteko po črki abecede. Za arhiviranje datuma, zapišite najnovejše datoteke na vrh. Za abecedno prijavo velja več pravil.
Pri vložitvi po imenu, datoteki s prvo črko (tj. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Ko je prvo ime enako, datoteko z drugo črko (tj. Ace, Adele, Angie, avgust).
Datoteka po priimku (npr. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Datoteko po začetku, če so priimki enaki (npr. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Uporabite prvo črko predpone, kadar priimek vsebuje predpono (tj. De la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Po dveh priimkih (npr. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim) vnesite prvi priimek.
Datoteke Mac, Mc, M 'Mac kot Mac; datoteko St in Saint kot Sveti (tj. MacIntyre, McKnight, M'Clever ali Saint Paul's, St. Mary's).
Vzdrževanje datotek
Ko je vaš sistem arhiviranja dobro nameščen, ga morate ohraniti. Imeti mora poseben pladenj za vse dokumente, ki jih je treba vložiti; ne zadržujte jih v bližini. Ne pakirajte map ali predalov z datotekami; zaradi tega jih je težje izvleči. Poskusite narediti nekaj vlog vsaj enkrat na dan. Če vodite majhno podjetje, to storite enkrat tedensko. Če imate datoteke, ki so obrabljene, ustvarite nove datoteke zanje. Neželeni papir vstavite v koš za recikliranje ali drobilnik. Če so vaše datoteke zaupne, ne pozabite zakleniti predalov.
