Postopki nadzora dokumentov niso nujno zapleteni. Zapletenost dejansko prispeva k verjetnosti, da dokument ne bo ustrezno naveden. To je eden od najpomembnejših procesov v vsaki organizaciji. Zanašanje na elektronsko korespondenco podatkov povečuje potrebo po nenehnem posodabljanju postopkov za nadzor in shranjevanje podatkov. Če se ne ohranijo ustrezni postopki nadzora dokumentov, lahko pride do velikih finančnih tveganj. K sreči so izboljšave v tehnologiji za nadzor dokumentov in programske aplikacije ustvarile nov svet najboljših praks.
Prepoznajte kritične procese
Dodelite ekipo medfunkcijskih vodij, da določite vaše najbolj kritične procese, povezane s pretokom podatkov in informacij. Spremljajte, kako podatki (e-pošta, ankete strank, oblika IRS itd.) Tečejo od vaše stranke do datotek baze podatkov. Primerjajte vsak proces pretoka podatkov in ugotovite skupne ali odvečne naloge. Izdelajte zemljevid vseh informacijskih procesov, od elektronske pošte do skladnosti s podjetji, z uporabo osnovnega diagrama poteka.
Priročnik za postopke
Postopki - tako za programsko opremo kot za papir - morajo določiti, kako se dokumenti odobrijo pred in po posodobitvi. Prav tako morajo podrobno opisati, kako posodabljate in ponovno odobravate dokumente. Naslovite, kako bo sistem prepoznal spremembe, tj. Z datumom izdaje ali spremembami pisave. Prepričajte se, da ste opisali postopek za določanje zastarelosti dokumenta. Razumite, kako preprečiti uporabo "zastarelih" dokumentov.
Zagotovite funkcionalnost
Zagotovite, da so dokumenti na voljo pravim ljudem, ko jih potrebujejo. Če se pretvarjate v virtualni sistem, pazljivo dokumentirajte, kako bo izvirni dokument shranjen, če sploh. Končno, imate rešitev za varnostno kopiranje. Če preidete na avtomatiziran sistem, uporabite strategijo pilotnega uvajanja. Po popolni pretvorbi počakajte tri mesece, preden uničite ali vložite papirnate dokumente.
