Funkcija za nadzor dokumentov je odgovorna za upravljanje pretoka in shranjevanja dokumentov v organizaciji prek različnih funkcij in procesov. To vključuje vzdrževanje datotek in uporabo pravilnih postopkov distribucije in revizije, kot je opisano na Siliconfareast.com.
Knjižnični sistem
Funkcija za kontrolo dokumentov ima vlogo pravilnega vzdrževanja notranjih knjižničnih postopkov, tako da pride do ustreznega dostopa do osebja, vendar je uradna dokumentacija vedno znana.
Shranjevanje / arhiviranje
Druga ključna dejavnost funkcije nadzora dokumentov je shranjevanje dokumentov in arhiviranje, da se zagotovi ustrezna dostopnost vseh potrebnih datotek.
Revizije
Funkcija nadzora dokumentov ima tudi odgovornost, da zagotovi, da se uradno odobrena dokumentacija revidira le v okviru ustreznih postopkov in odobritev. To lahko vključuje sistem zahtevkov za spremembo dokumentov (ali projektov) (DCR), ki zahtevajo, da se pred predhodno odobrenim dokumentom lahko izvedejo dodatne spremembe.
Delovni tok
Osebje za kontrolo dokumentov izvaja tudi dejavnosti, katerih cilj je zagotavljanje učinkovitega delovnega toka, na primer z dodeljevanjem dokumentov ustreznemu pisarniškemu ali tajniškemu osebju za dejavnosti, kot so obdelava besedil ali skeniranje.
Sledenje
Funkcija za nadzor dokumentov prav tako spremlja pravočasno izdelavo dokumentov prek celotnega procesa poteka dela, na primer z uporabo seznamov starosti, ki kažejo, da so dokumenti predolgo potekali skozi proces poteka dela.
