Postopki za kontrolo dokumentov so ključni za obdelavo računov, ki jih je treba plačati. Pomagali boste zagotoviti, da boste vse račune, ki se plačujejo, pravilno evidentirali v računovodsko glavno knjigo in pravočasno obdelali plačila za račune. Pisni postopek za obdelavo obveznosti do dobaviteljev pomaga odpraviti napake pri obdelavi in se izogniti zamudam za nepravočasno plačilo.
Datum-Žig računa
Oseba, ki je odgovorna za odpiranje dnevne pošte, mora z datumom označiti vsak prejeti račun, ki ga je treba plačati, z datumom tekočega dne. Z žigosanjem datumov lahko spremljate čas, potreben za plačilo računa v vašem podjetju. Oseba z žigosanjem datumov na računih naj zabeleži pomembne časovne razlike med datumom izdaje računa in prejetim datumom. Računi, poslani tedne po generaciji, bodo morda morali hitro prenesti v postopek plačevanja računov, da bi se izognili zamudam pri zaračunavanju.
Kodirajte račun
Zaposleni, ki je odgovoren za ustvarjanje ali upravljanje stroškov, na računu vpiše kodo za ustrezen račun glavne knjige in primerja račun s preostalim proračunom za ta račun. Če bo račun glavne knjige presegel predvideni znesek po obdelavi računa, mora zaposleni vključiti pojasnilo za presežek na računu.
Pridobite odobritev računa
Upravljavci so odgovorni za pregled in odobritev vseh računov, ki jih je treba plačati, ki spadajo v njihovo področje nadzora. Upravitelj pregleduje kodiranje na računu za natančnost in morebitno pojasnitev proračunskega presežka za temeljitost. Upravitelj nato naredi začetnice in datum računa, tako da računovodja ve, da je upravitelj odobril račun za plačilo.
Pripravite ček
Računovodja pregleda račun za zagotovitev, da so na računu vključene ustrezne odobritve in pojasnila za prevelike stroške. Računovodja tudi dvakrat preveri kodiranje na računu in dvomi v kodiranje, ki se zdi napačno. Ko je računovodja zadovoljen z odobritvijo in šifriranjem računa, pripravi ček za plačilo.
Poslovni pregledi morajo vključevati dva kontrolna oklepaja: potrditveni list za izdajatelja in potrditveno potrdilo za prejemnika. V preglednici za preverjanje mora biti naveden datum računa, številka računa in številka poslovnega računa, če ga je prodajalec dodelil. Če je želeno potrdilo o preverjanju izdajatelja, lahko vključuje kodiranje glavne knjige. Naredite kopijo računa za lastne zapise in jih spnite na vrh računa. Predložite kopijo računa za podporo stroškov v primeru revizije ali za računovodske raziskave.
