Ne potrebujete zelene pisarne, da bi prihranili čas, energijo in vire v vaših poslovnih komunikacijah. Zagotovite, da dve osebi dobita enako sporočilo na najučinkovitejši način, tako da se obrneta na isto poslovno pismo.
Ko imate dva naslovnika
Predstavljajte si, da imate intervju za sanjsko službo. Ko vstopite v pisarno upravitelja za najem, ugotovite, da je vaš intervju z dvema menedžerjema, ne pa z enim. Obravnavanje samo enega pisma za zahvalo, ki je bilo po intervjuju, obema vodjema, je veliko lažje kot sestavljanje dveh ločenih črk. V tem primeru oba upravljavca zaposlovanja dobita isto sporočilo - da vas zanima delo in cenite njihov čas. V drugem primeru boste morda želeli poslovno pismo nasloviti na dve osebi, ki sta na različnih lokacijah, kar je povsem sprejemljivo in celo priporočljivo, če želite sporočiti enako sporočilo obema naslovnicama.
Oblika
Oblika vašega poslovnega pisma dvema osebama je enaka kot za eno osebo. Zgornja vrstica mora vsebovati datum, dve vrstici navzdol pa ime in povratni naslov. Preskočite še dve vrstici in uporabite po eno vrstico za ime in naslov naslovnika, naslov ulice in številko apartmaja, nato mesto, država in ZIP. Ko dodate drugo osebo, začnite informacije drugega naslovnika dve vrstici od prvega naslovnika. Vedno dvakrat preverite črkovanje, naslov in poštni naslov vsakega naslovnika - če je potrebno, vprašajte recepcionarja za pravilne informacije. Veliko podjetij ima posebne poštne naslove, ki se lahko razlikujejo od fizične lokacije podjetja.
Ustrezen red
Ko pišete poslovno pismo dvema osebama, sledite istemu protokolu za poslovne predstavitve. Navedba naslovnikov je preprosta, če pišete direktorju in vodji oddelka: ime in poštni naslov za direktorja bi bilo treba najprej navesti na podlagi organizacijske hierarhije. Če ne poznate njihovih položajev, navedite imena po abecednem vrstnem redu z uporabo priimka osebe.
Pozdrav
Za pisanje poslovnega pisma je potreben formalni ton, kot je "Dragi gospod Smith" ali "Draga gospa Jones." Ko pišete dvema moškim, uporabite množinsko obliko gospoda, ki je gospodje, na primer, začnite pismo s "Dragi gospodje Smith in Jackson." Pazi tudi na ločila. Debelo črevo po pozdravu je formalno in vejica je neformalna. Seveda, če ste na obeh naslovnikih na podlagi prvega imena, uporabite "Dragi Sue in John" z vejico.
S spoštovanjem ali Kind Regards?
Zapiranje, ki ga izberete za poslovno pismo, je lahko odvisno tudi od odnosa, ki ga imate z obema in vrsto poslovanja. "S spoštovanjem," "Vaš resnično," in celo "Lep pozdrav", so profesionalni načini, da zaprete vaše pismo, ampak "S spoštovanjem," je splošno sprejeto kot standard in pravilno zapiranje. Skupno vojaško zapiranje je "zelo spoštljivo", toda če pišete pismo po intervjuju, "hvala za vašo pozornost," doda lep pridih.
