Pisanje poslovnih pisem je lahko težavno. Sedite in hitro odložite pismo boom, v pravem pozdravu. Pisanje eni osebi ima dovolj vprašanj, če ne veste imena osebe ali spola. Ko dodate nekaj ljudi, se vprašanja množijo. Koliko ljudi pišete? Dva, tri ali množica? Ali jih poznate po imenu? So to vaši bližnji prijatelji ali mimo znanci? Na srečo obstajajo pravila in smernice za vse te situacije.
Pisanje na dva ali tri
Če pišete za dva ali tri, je to enostaven odgovor: Preprosto napišite njihova imena. Če jih dobro poznate in ste na podlagi imena, lahko uporabite njihova imena, kot so "Dragi Will, Kiersten in Pat."
Če jih ne poznate dobro ali niste prepričani, ali bi bila primerna imena, uporabite več formalnosti: "Dragi gospod Sothers, gospa Thompson in gospa Crump." Na splošno ne boste krivi za to, da ste preveč formalni, toda obrvi se bodo dvignili, če ste preveč neformalni.
Pisanje v skupino
Ko pišete več kot trem osebam, črkovanje imen izgleda okorno. Ljudje se počutijo, kot da so samo eden od dolgih seznamov. Bolje je uporabiti skupinski izraz, kot je "Draga ekipa" ali "Dragi kolegi". Smešno je, kako jih lahko črkovanje skupinskih imen povzroči, da se počutijo kot množica, toda "Draga ekipa" jih naredi, da se počutijo, kot da pripadajo skupini; so del ekipe. "Dragi kolegi," pravijo, da jih smatrate za vrednega sodelavca, enakega in cenjenega udeleženca.
Vendar ne uporabljajte "Drage kolege", ko pišete ljudem, ki so starejši od vas. Tehnično, to so vaši nadrejeni, ne vaši kolegi. Toda, če so tudi v ekipi, potem bi "Draga ekipa" dobro delovala.
Kako poimenovati
Pišite ljudem po imenu, če je le mogoče. Na primer, če vam je več oseb pisalo o temi in želite pisati nazaj, se potrudite poiskati in uporabiti njihova imena. Če se prijavljate na delovno mesto ali ste v drugi situaciji, ko želite narediti vtis na nekoga, boste ugotovili, da bi njihova imena pokazala, da bi si tudi vi dodatno prizadevali, če bi jih najeli. Ali poznate nekoga v podjetju, ki bi lahko izvedel imena osebja kadrovskih virov?
Druga ideja je, da obiščete spletno stran organizacije in preverite, ali je na seznamu direktor ali vodja oddelka. Če je to edino ime, ki ga vidite, lahko pismo naslovite kot: "Dragi g. Burns in kolegi" ali "Dragi gospod Burns in člani izbirne komisije." Če ne najdete določenih imen, bo pisanje "Dragi člani izbirne komisije" v redu. Medtem ko lahko pišete, "Dragi izbirni odbor," dodajanje "članov" mu daje poseben pridih. "Člani" priznavajo, da jih vidite kot posameznike, ne samo kot en velik anonimni odbor.
Sprejemanje spola
Z imeni, kot so John, Maryann, Wayne in Daisy, je enostavno povedati njihov spol. Druga imena vam lahko nagovarjajo, kot so Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew in Alex. Včasih jih prepiše. Adrian je na primer moški, Adrienne pa ženska. Vendar imena ne upoštevajo običajnih pravil črkovanja, zato, če ne veste, ne domnevajte.
Če nekdo, ki ga poznate, pozna zadevno osebo, boste morda lahko izvedeli. Prav tako preverite spletno stran, da vidite, ali je oseba napisana in je navedena kot on ali ona. Splošno iskanje interneta po imenu bi lahko prineslo tudi odgovore. Če vse to ne odgovori na vprašanje spola, je sprejemljivo, da napišete "Dragi Chris Trainor."
Za koga ali ne
Medtem ko »Za koga se lahko ukvarjamo« zveni trd in zelo formalno, je še vedno sprejet sprejet pozdrav, kadar nimate pojma, komu pisate.
Po drugi strani pa so "Spoštovani" zastareli. To je slovnična past, ki je ostala od časa, ko so bila podjetja moška domena. "Spoštovani" je danes neprimerno, ko vas lahko pismo zelo dobro sprejme. "Spoštovani ali Madams" vsaj priznavajo, da je ženska lahko ena prejemnica, vendar še vedno zveni staromodno. Prvič, nihče več ni naslovljen kot gospod ali gospa, razen morda s svojim butlerjem ali voznikom. Če nimate imen in ne poznate njihovega spola, poskusite nekaj drugačnega, na primer »Pozdravi« ali »Pozdravljeni«. Ti so prijazni in ustrezajo spolu.
Načini so pomembni v e-pošti, tudi
V vseh, razen v najbolj formalnih primerih, je sprejemljivo, da se namesto pošiljanja pisma pošlje e-poštno pismo. Veliko objav po delovnih mestih predlaga e-poštni odgovor. E-pošta je bolj sproščena oblika komunikacije, toda kot v spremnem pismu še vedno veljajo pravila slovnice in bontona. Napake in pravopisne napake boste opazili in presojali jih boste.
Iste smernice veljajo za pisanje dvema ali trem osebam ali skupini. Pri pošiljanju e-pošte je pomembno, da e-poštne naslove postavite v polje "bcc" in ne v polje "Za". Mnogi ljudje ne želijo, da bi njihovi e-poštni naslovi postali javno znani, še posebej, če je tako enostavno posredovati e-poštno sporočilo z vsemi kontaktnimi informacijami na vidnem mestu. "bcc", ki pomeni "slepa kopija", pomeni, da lahko vidite naslov, vendar drugi prejemniki ne morejo.
