Zahteva za odobritev projekta ali velikega nakupa je lahko živčna in frustrirajuča. Toda s pravim besedilom in odnosom boste bolj verjetno dobili odobritev, ki jo potrebujete. Raziskave so ključnega pomena: morate natančno vedeti, kaj potrebujete, vedeti, kakšen bo vpliv na vaše podjetje, in ga lahko razložite v smislu, da vaš šef razume. Posebno in dobro napisano pismo lahko zahteva veliko pot do uresničitve vaše ideje ali projekta.
Raziščite svoj predlog
Prvi korak v postopku odobritve je raziskovanje, kaj potrebujete. Če iščete novo podjetje, raziščite točno kakšno vozilo želite, koliko bo stalo in kako bo ustrezalo potrebam podjetja. Ne dajte splošne izjave o tem, kaj želite odobriti. Prejemnik vašega pisma je bolj verjetno, da se odloči v vašo korist, če je v vašem pismu jasno, da ste se potrudili, da ugotovite, kaj je najboljše za podjetje. Še pomembneje, bolj specifični ste, bolj je verjetno, da vam bo udobno dala soglasje za projekt ali nakup, saj bo natančno vedela, kaj boste storili po odobritvi.
Pravilno formatirajte črko
Začnite z naslovom svojega šefa po imenu in naslovu (na primer, podpredsednik Smith). Če po naključju ne veste, kdo bo prebral pismo, naslov pisma naslovite na naslov osebe (na primer, "Dragi komisar").. Pogosto lahko to najdete na spletni strani organizacije ali z dvigovanjem telefona in povpraševanjem po imenu osebe.
Nato predstavite nakup ali predlog, ki ga želite odobriti. Poskusite to storiti v prvem stavku svojega pisma. To bo bralcu omogočilo, da ima jasno predstavo o tem, kaj predlagate takoj, in ji dajte kontekst za preostanek pisma. To ji omogoča tudi vedeti, da točno veste, kaj želite.
Primer:
Spoštovani nadzornik Cunningham,
Gradska gimnazija v srednji šoli Rock Rock potrebuje nove uniforme.
Navedite podrobne primere
Nato pojasnite, zakaj bi morali sprejeti ukrepe, ki jih predlagate. Tudi če se zdi očitno, zakaj je potreben nakup, podrobno razložite njegovo utemeljitev. Če prejemnik vašega pisma ne vidi dobrega razloga za dejanje, ki je predlagano v pismu, ne bo uspelo. Za to bi potrebovali le nekaj stavkov.
Primer:
Končno smo kupili uniforme leta 1992, sedanja zbirka pa je zelo raztrgana in obrabljena.
Nadaljujte z navedbo vseh razlogov, da bi bil predlog koristen za vaše podjetje.Gre za to, kaj bo vaše delo naredilo za podjetje, ne pa zakaj osebno mislite, da je predlog pomemben.
Primer:
Marširanje predstavlja našo šolo v paradah, nogometnih tekmah in drugih skupnostih. Nove uniforme bi našo šolo postavile v veliko bolj pozitivno svetlobo.
Zdaj moramo plačati podjetju za krojenje na tisoče dolarjev vsako leto, da ohranimo naše stare uniforme. Nove bi odpravile te pristojbine.
Nove sodobne uniforme bi močno povečale moralo celotne skupine, kar na splošno pomeni višje ocene za vse člane študentov.
Zaključite z dragocenimi informacijami
Vaše pismo, ime in e-poštni naslov ter telefonsko številko zaključite in povabite bralca, naj vas kontaktira glede vseh vprašanj v zvezi s pismom ali predlogom. Če je primerno, upoštevajte tudi datum, za katerega upate, da boste imeli odgovor na vašo zahtevo. Ko končate s pismom, ne sme biti daljše od ene strani, razen če imate zelo dober razlog za nadaljevanje na drugo stran (kot je zelo zapleten predlog, ki zahteva dolgotrajno pojasnilo ali dolg seznam razlogov, zakaj vaša zahteva bi bila koristna).
Primer:
Če imate kakršna koli vprašanja, se z veseljem srečam z vami kadarkoli.
Hvala vam,
Ben Warren, direktor, [email protected] 555-1234
Končni nasveti
Vedno napišite spoštljivo in formalno. Na primer, namesto da bi rekel: "Bilo bi super za podjetje, če bi lahko kupili nekaj novih tiskalnikov," napišite nekaj podobnega: "Če bi podjetje kupilo pet novih tiskalnikov, bi to koristilo Primeru, ker …" Če to še ni potrebno, razmislite o tiskanju in ročnem pošiljanju pisma, namesto da ga pošljete prejemniku. Pokazalo se bo, da vam je resnično mar za vaš predlog in da bo bolj verjetno, da se bo spomnil, da se bo pravočasno odzval na pismo.
Upoštevajte, da vas pisno pismo o odobritvi morda ne bo pripeljalo nikamor - vaš prejemnik se lahko odloči, da je problem sam. V tem primeru boste morali ustvariti povsem novo idejo ali si privoščiti svoj čas, dokler ne poskusite znova.
