Receptorji so običajno prvi ljudje, ki jih vidite ob vstopu v pisarno, zaradi česar so pomembna predstavitev podjetij, za katera delajo, in drugih strokovnjakov v pisarni. Opazovanje poslovnega bontona je pomemben del recepcionarjevega dela, vendar pa raznoliko in spreminjajoče se mnenje o tem, kaj predstavlja dobre manire, receptorju ali nadzorniku otežuje določanje ustreznega vedenja.
Pomembnost
Pomen receptorka kot osebe, ki prinaša prvi vtis klicateljem in obiskovalcem, je težko preseči. Receptorka s slabimi manirami postavi negativen ton pred sestankom in ne vzbuja zaupanja v potencialne stranke. Po drugi strani pa receptorka, ki opazuje poslovno bonton, daje močan občutek profesionalnosti in učinkovitosti. To ne samo, da izboljšuje podobo podjetja zunanjim sodelavcem, ampak pomaga tudi drugim delavcem, da se počutijo, kot da je njihov urad poklicno mesto za delo.
Vrste
Recepcionisti zastopajo svoje delodajalce na različne načine. Sprejemanje telefonskih klicev in pozdrav obiskovalcev sta dve izmed najpogostejših dolžnosti receptorjev, ki zahtevata ustrezno etiketo. Politika podjetja lahko od receptorjev zahteva, da pri sprejemanju klicev in vzpostavljanju stika z različnimi vrstami strank uporabljajo vnaprej določen telefonski skript. V drugih primerih lahko receptorji uporabijo svojo lastno presojo pri obravnavanju vsake interakcije z drugačno, čeprav primerno, stopnjo formalnosti in profesionalnosti. Posamezniki, ki delajo v pisarni, včasih sprejemajo dodatna pravila za recepcionarja, na primer kdaj in kako jih lahko kontaktira.
Usposabljanje
Medtem ko nekatere pisarne zahtevajo, da imajo receptorji srednjo šolo ali višjo šolo, se na delovnem mestu odvija veliko usposabljanja recepcionarja. Receptorji bi lahko začeli delati v pisarni s položajem, ki ne zahteva interakcije, kot je služba za vnos podatkov ali pisarniški pomočnik. Pozornost do politik podjetja in kako se sprejemniki obnašajo lahko nove zaposlene kvalificirajo za prvo zaposlitev na recepciji, ki bo ustvarila izkušnje, ki so lahko koristne pri iskanju drugih delovnih mest na recepciji.
Premisleki
Vsaka industrija in pisarna ima svoja pravila za recepcionarsko bonton. Nekatere pisarne zahtevajo formalni način oblačenja in govora. Drugi nalagajo bolj sproščeno obliko bontona, da bi se stranke počutile sproščene in dobrodošle. Komunikacija med novim receptorjem in nadzorniki je bistvena, da bi vsi vedeli, kaj se pričakuje. Kot receptorka, če niste prepričani o etiketi v določeni situaciji, se vljudno opravičite in vprašajte nadzornika ali višjo receptorko, kako se morate odzvati.
Nasveti
Čeprav je vsaka pisarna drugačna, lahko receptorji še vedno izkoristijo nekatere iste nasvete. Večopravilnost je bistvenega pomena za dobro opravljanje dela, toda ko nekdo vstopi v pisarno, je pomembno, da ji posvetite vso pozornost. To pomeni, da morate klic zadržati ali jih hitro dokončati, določiti dokumente in vzpostaviti neposreden stik z očmi. Delovni prostor recepcionarjev mora biti brez nereda za projiciranje bolj profesionalnega obnašanja in tudi za lažje izpolnjevanje preprostih nalog, kot je iskanje informacij in ponudba nekomu pero, da izpolni obrazec. Na koncu, ko nekoga pelje v pisarno, mora receptor vedno prevzeti vodstvo, da zagotovi gostu, da je njegova prisotnost dovoljena, in da mu reši zadrego, da ne ve, kam naj gre.
