Neprofitne organizacije se zanašajo na donacije v naravi in denar. Vključite potencialne darovalce v pismo, ki je profesionalno, vendar je osebno povezano s prejemnikom. Poudarite dobro delo organizacije in kako bo uporabljala zahtevane dobave. Povejte donatorju, kako prispevati.
Naredite povezavo
Pojasnite, zakaj je vaša organizacija pomembna za potencialnega darovalca. Šola, ki potrebuje zaloge za svoje izvenšolske ali temeljne akademske programe, mora iskati donacije od staršev in prijateljev šole. V pismu poudarite to povezavo. Spomnite starše, da so tisti v šoli zavezani zagotavljanju najboljših možnih izobraževalnih možnosti za svoje otroke. Če želite pridobiti lokalna podjetja, jih spomnite, da je šola del iste skupnosti in da lahko donacija zalog pokaže, da je podjetje predano svojim strankam in njihovim družinam.
Spodbujanje dela
Navedite mandat organizacije in opišite njene rezultate. Lokalno zavetišče za živali lahko vključuje odstavek, ki opisuje programe zdravstvene oskrbe, nastanitve in posvojitve, ki jih ponuja. Potencialni donatorji, ki poznajo organizacijo, bodo imeli koristi od opomnika, zakaj je posebna dobrodelnost vredna donacije. Vključite statistiko, kot je število študentov, ki sodelujejo v določenih programih, ali število psov, ki jih skrbijo na letni osnovi. Številke dajejo potencialnemu donatorju idejo o obsegu in uspehu organizacije ter zagotavljajo večjo spodbudo za zagotavljanje zalog za pomoč pri vzroku.
Zapišite zahtevo
Dobave so opredmeteni predmeti, ki morajo izpolnjevati določen namen. Ko zaprosi za dobavo, pomaga donatorju natančno vedeti, kaj organizacija potrebuje in kako bo uporabljena. Šola bi lahko določila, da potrebuje čopiče za umetniški program, smokse za zaščito študentskih oblačil ali barvne svinčnike. Reševanje živali bi lahko zahtevalo posebne blagovne znamke hrane, brisač, hišnih postelj, povodcev in ovratnic. Navedite, ali sprejemate uporabljene predmete ali želite, da darovalci dajo nove dobave. Povežite seznam nazaj s poslanstvom organizacije, na primer navedite, da umetniški program pomaga otrokom, ki potrebujejo nego po šolah, ali da ležišča za hišne živali omogočajo udobnejše zavetišče za brezdomce.
Če je vaš seznam osredotočen na nekaj elementov, ga vključite kot seznam točk v telesu pisma. Če je seznam daljši, ga vključite kot prilogo. Če vključite prilogo, prejemnike v priponko usmerite s frazo, kot je »prosimo, preglejte naš seznam najbolj potrebnih elementov na priloženem seznamu«.
Navedite Postopek darovanja
Naj prejemnik ve, kako izpolniti vašo zahtevo za dobavo. V pismu mora biti jasno navedeno, kako naj darovati, če organizacija zagotovi storitev prevzema, kako lahko donator določi urnik prevzema in njegove določene datume in čas. Če je za oskrbo na voljo mesto odhoda, navedite naslov ulice, navodila in čas, ki ga lahko darovalci zapustijo.
Obvestite prejemnika pisma, kdaj in kako izdajate potrdila o darovanju, če je to primerno. Organizacije, ki zagotavljajo potrdila, morajo vključevati davčno identifikacijsko številko.
