Dokument obsega projekta je bistvenega pomena za razjasnitev rezultatov projekta, ne glede na to, ali projekt razvija programsko opremo ali ureja urejanje ladjedelnice. Dokument obsega projekta pogosto pripravi vodja projekta ali analitik, ki tesno sodeluje s stranko in drugimi člani projektne skupine. Ko je obseg dokončan, ga je treba pregledati s stranko, ekipo in vodstvom, da se preveri, ali je točna, da se z njimi strinjajo vse zainteresirane strani, rezultati projekta pa bodo zadovoljili potrebe strank. Obseg mora odobriti stranka in člani vaše organizacije glede na vaš razvojni proces.
Pripravite se na pregled obsega projekta
Ustvarite seznam vseh strank in članov skupine, ki morajo pregledati dokument o obsegu. Oglejte si dokumente o začetku projekta ali se posvetujte z vodjo projekta, da bi zbrali te informacije.
Pripravite sestanek in povabite vse člane ekipe. Srečanje je lahko osebno ali pa je virtualno, odvisno od strukture in tehnologije vaše organizacije.
Izpolnjen dokument o obsegu pošljite na seznam. Pošljite ga nekaj dni pred sestankom, da udeležencem zagotovite dovolj časa, da ga pregledajo.
Izdelajte kopije dokumenta, da se prinese na fizično srečanje. Tudi če nameravate prikazati elektronsko kopijo na grafoskopu ali podobni napravi, bodo nekateri vaši udeleženci lažje delali na papirju.
Opravite pregled področja s strankami in člani skupine
Spoznajte se s strankami in ekipo. Preberite dokument, zlasti tista področja, ki so bolj zapletena ali bolj predmet interpretacije. Čeprav ste dokument poslali pred časom, pričakujte, da ga večina udeležencev ni napisala.
Zajemite vsa odprta vprašanja ali spremembe obsega dokumenta.
Posodobite obseg z odgovori na vprašanja in druge spremembe ter ga pošljite strankam in članom projektne skupine, zahtevajte podpis in odobritev dokumenta.
Nasveti
-
V nekaterih organizacijah boste morda težko načrtovali sestanke, ki se jih lahko udeležijo vsi. Spoznajte ljudi, ki se morajo osebno udeležiti, in načrtujte koledarje. Nadaljujte z drugimi, ki se ne morejo udeležiti niti prek e-pošte ali telefonskih klicev, da bi videli, ali imajo kakršne koli pripombe glede dokumenta o obsegu.
