Izraza »projektni stroški« in »projektni proračun« se v fazi načrtovanja projektov pogosto odvijajo. Medtem ko nekateri menijo, da sta izraza medsebojno zamenljiva, drugi vedo, da obstaja razlika med njima. Pomembno je, da vodja projekta razume pomen teh izrazov in ve, kako jih pravilno uporabljati, da bi se izognili zmedi pri vodenju projekta in komuniciranju z vodilnimi podjetji o napredovanju projekta.
Proračun projekta
Izraz „projektni proračun“ se nanaša na proračun, ki kaže, kako bo porabljen denar, namenjen projektu. Razčleni finančne podatke o stroških in nakupih, ki so potrebni za uspeh projekta. V proračunu bodo na primer prikazane plače zaposlenih, nakupi strojev, zaloge, orodja in najemnine za začasne pisarne. Z drugimi besedami, vodja projekta bo lahko obračunal vsak peni, porabljen za projekt.
Stroški projekta
Izraz »stroški projekta« se nanaša na celotno vsoto, ki jo bo zadevni projekt stala. Izvajalci uporabljajo to številko za spremembe drugih proračunov podjetja, kot so operativni proračuni, glavni proračun in proračuni za stroške, da se omogoči prostor za zadevni projekt. Skupni stroški projekta se izračunajo s seštevanjem skupnih stroškov v proračunu projekta, tako da lastniki podjetij vedo, koliko jih je treba dati na stran.
Razvoj projekta in spremembe
Na celoten načrt stroškov projekta vpliva, če se proračun projekta prilagodi med razvojem in izvajanjem projekta. Na primer, na projekt lahko vplivajo nepredvidene okoliščine, kot so slabe vremenske razmere ali pomanjkanje delovne sile na terenu. Proračun se lahko spremeni, če se stroji zlomijo in jih je treba zamenjati. Če se proračun spremeni po odobritvi, se prilagodi tudi celotni načrt stroškov projekta.
Uporaba stroškov in proračuna
Vodje podjetja bodo ohranili prvotno načrtovane stroške projekta in končne stroške projekta za prihodnje načrtovanje. Razlika v stroških bo pokazala, kje je načrtovanje imelo pomanjkljivosti, kar je koristno za prihodnje projekte. Prav tako je koristen v smislu obvladovanja tveganj in preventivnih ukrepov, zato je lahko proračun natančnejši za prihodnje projekte ali naloge.
