V pisni poslovni korespondenci je običajno, da uporabite pozdrav, ko začnete in končate pismo ali e-pošto. Pozdrav, ki ga uporabite za začetek sporočila, določa ton za preostalo korespondenco.
Preden začnete s komunikacijo, je pomembno, da razumete, komu pisete in kakšno stopnjo formalnosti morate uporabiti za to vrsto komunikacije. Medtem ko številne organizacije v svojem poslovnem komuniciranju uporabljajo formalni jezik, obstajajo tudi številna podjetja, v katerih je primeren poslovni jezik sprejemljiv in spodbujan.
Izberite pozdravno sporočilo za poslovno pismo
Poslovni pozdravi, ki jih uporabite za začetek sporočila, bodo odvisni od tega, ali poznate ime osebe, ki ji pišete. Kadarkoli je mogoče, je najbolje, da pismo ali e-pošto naslovite na določeno osebo. Tako sporočilo privabi njihovo pozornost. Če pa ne poznate njihovega imena, lahko uporabite nekaj formalnih možnosti: »Za koga se lahko nanaša«, »Spoštovani,« »Pozdravi« in »Pozdravljeni«.
Če poznate ime osebe, s katero naslovite korespondenco, jo pravilno vnesite. Nepravilno vpisovanje imena nekoga v poslovno okolje kaže nepazljivost ali celo pomanjkanje spoštovanja.
Tukaj je nekaj formalnih primerov, ki jih lahko uporabite, ko poznate ime osebe, ki ji pišete: »Dragi ime,» Za ime «in» Pozdravljeni ime. «Odvisno od vašega odnosa z prejemnika, lahko uporabite svoje ime. Če je zelo formalno razmerje, potem je morda bolje, da uporabite »g.«, »Gospa« ali »gospa«, ki mu sledi priimek.
Nekateri tipični primeri poslovanja vključujejo: »Hi name« in »Hej ime.« Uporabite jih le, če dobro poznate kulturo organizacije in lahko potrdite, da je to priložnostna. Ne bi smeli uporabljati takšnih pozdravov na formalni korespondenci, kot je spremno pismo, priporočilno pismo ali povpraševalno pismo, ne glede na to, kako je organizacija nerodna. Najbolje je, da uporabite ta navadni pozdrav le v primerih, ko imate vzpostavljen poslovni odnos.
Poskusite zapiranje poslovnih pisem
Ko se odjavljate s pismom ali e-poštnim sporočilom, se prepričajte, da ste uporabili zaprtje, ki se ujema s tonom, ki ste ga uporabili v pozdravu in besedilu pisma. Če ste na primer začeli pošiljati e-poštno sporočilo s priložnostnim »Hi name«, potem verjetno ne bi smeli uporabiti uradnega poslovnega pisma, ki se zapira, kot je »Spoštljivo vaše«.
Ta poslovna pisma se lahko uporabijo v več uradnih pismih in elektronskih sporočilih: »S spoštovanjem,« »S spoštovanjem do vas«, »S spoštovanjem«, »Lep pozdrav,« »Zelo spoštljivo«, »Zvesto vaš« in »S spoštovanjem«. Najboljše je za organizacije, kjer je formalna korespondenca norma, ali za dokumente bolj formalne narave, kot so spremna pisma.
Tukaj je nekaj zaključnih primerov, ki jih lahko poskusite v neformalni korespondenci: »Hvala«, »Veliko hvala«, »Najboljše« in »Najlepše želje«. Te vrste zaključkov poslovnih pisem se najbolje uporabljajo v podjetjih, ki imajo poslovno vzdušje, in z osebe, s katerimi imate vzpostavljeno zvezo. Ne uporabljajte priložnostnega tona za podpisovanje pomembnih uradnih dokumentov.
