Obstaja več razlogov, zaradi katerih zaposleni potrebuje dokazilo, da dela za vas. Ponavadi je to zato, ker nekdo - na primer najemodajalec - želi potrditev, da ima vaš zaposleni delo in stalen dohodek. Za pridobitev vizuma lahko tuji zaposleni potrebujejo potrditveno pismo. Pisanje pisma ni zapleteno, če pazite, da ne razkrijete zaupnih informacij.
Predloge in obrazci
Preverite, ali ima oddelek za človeške vire standardizirano predlogo za potrditvena pisma. To je običajna praksa, zlasti v večjih podjetjih. Predloga je hitrejša za pisatelja do konca, in HR ni treba skrbeti za pismo, ki pravi nekaj narobe. Če je pismo namenjeno kvalificiranju delavca za nekatere vrste državnih ugodnosti, ima lahko zadevna agencija standardiziran obrazec. Delavec je tisti, ki mora priti do obrazca, potem pa ga izpolnite.
Obdrži formalno
Potrditveno pismo ni prijazno in ni ustvarjalno pisanje. To je čista dejavnost, zato jo pošljite na pisemski papir vašega podjetja, napisanega v standardnem poslovnem formatu. Podpiši ga kot vsako drugo poslovno pismo. Zadevna vrstica - "Preverjanje zaposlitve za Jane Doe" - omogoča prejemniku, da pozna temo. Besedilo je, če boste prejemniku povedali, da Jane Doe res dela za vas in kakšna je njena plača, če je potrebno. Pri pisanju na priseljevanje boste morda morali vključiti tudi podrobnosti o tem, kako dolgo je delala za vas in kakšne so njene delovne obveznosti.
Sledi pravilom
Pri svojem kadrovskem oddelku preverite ne le razpoložljive predloge, temveč vse postopke, ki jih morate upoštevati. Morda je pravilo podjetja, na primer, da ga mora delavec pred pošiljanjem informacij o zaposlenem pisno pooblastiti. Pismo omejite na gole stvari, ki ste jih zahtevali: Če pismo ne zahteva informacij o plači, jih ne podajte. Izogibajte se komentarjem o osebnosti ali uspešnosti zaposlenega, ki bi se lahko vrnili in vas ugriznili.
Stvari za opazovanje
Preverjanje pisem zvok rutinsko, vendar pomembne odločitve - ali vaš zaposleni dobil stanovanje ali zavarovalno polico? - lahko nanje naletijo. Ne samo, da odvrnete odgovore: Vnesite dejstva o datumih zaposlitve ali plače iz zapisov podjetja, preden jih položite na papir. (Preberite pismo, preden ga pošljete, ali pa to storite s HR-jem. Napihovanje 50.000 $, če je plače vašega zaposlenega 60.000 $, lahko vpliva na to, ali dobi stanovanje.
