Ko se pogodba konča, se mora znesek denarja, predviden za pogodbo, ujemati s tem, kar je bilo izplačano. V praksi lahko pride do napak, bonusov, ki niso bili zasluženi, zadržanih pristojbin in drugih mest v pogodbenih računih, kjer knjige niso uravnotežene. Usklajevanje pogodb je postopek pojasnjevanja in reševanja vseh finančnih izgub: naloge vključujejo iskanje napak, iskanje vzroka, izračun velikosti in ugotovitev, kako jih popraviti.
Dokumentacija
Prva naloga pri usklajevanju pogodbe je, da preidemo na papirje, meni obrambno ministrstvo. Naloge uslužbencev, ki delajo na usklajevanju, vključujejo primerjavo osnovne pogodbe, skupaj z vsemi nalogi za spremembo, z evidencami o obračunavanju, plačilnimi boni, uradnimi računovodskimi sistemi in vsemi transakcijami, ki so že bile obdelane. Zvezna vlada je razvila računalniške sisteme usklajevanja, ki osebju usklajevanja omogočajo, da uskladi dokumentacijo, ki je elektronsko v različnih oddelkih.
Dokumentacija
Lahko se izkaže, da manjkajo dokumenti, zaradi katerih ni mogoče ustrezno uskladiti pogodbe. V tem primeru je naloga osebja, da izčrpno iščejo dokumente, elektronsko in tiskano, da bi našli dokumentacijo. Če ni mogoče najti nekega materiala, mora osebje narediti vse, kar lahko, z informacijami, ki jih imajo.
Razlike
Naslednja dolžnost osebja je najti razloge za neskladja. Možni razlogi so goljufija, računovodske napake, padec stroškov blaga ali izvajalec, ki še ni vrnil preplačila.
Prilagajanje knjig
Ko se odkrijejo napake, je zadnja naloga pogodbe o usklajevanju pogodbe posodobiti račune - prilagoditi jih ob vrnitvi preplačil ali odstraniti napake ali ko so končno predloženi kuponi za zamudo pri plačilu.
