Funkcije različnih organizacijskih struktur so vodenje učinkovitosti in produktivnosti podjetja. Pogosto je to veriga poveljevanja v podjetjih in kako so strukturirane hierarhije in vsi oddelki, zaradi katerih je produktivna - ali ne. Funkcionalna organizacijska struktura izkorišča specialitete zaposlenih in se odmika od splošnih strokovnjakov, ki lahko delujejo v več vlogah.
Kaj je namen organizacijske strukture?
Obstajajo štiri glavne vrste organizacijske strukture, vsaka ima svoje prednosti in slabosti. Razlog za to je, da naredijo red v kaosu poslovanja. Brez poveljniške verige ali sprejete metode reševanja sporov lahko vladajo anarhija.
V današnjem svetu je postalo beseda »dolar se ustavi« postal klišej, vendar je organizacijska struktura vsekakor namenjena ugotovitvi, kje se denar ustavi in kako. Tudi če ne mislite, da imate organizacijsko strukturo, jo imate. Včasih le rastejo in se organsko razvijajo skozi čas, vendar so pogosto namerni in načrtovani.
Štiri vrste organizacijskih struktur so ravne, matrične, delitvene in prej omenjene funkcionalne strukture.
Strukture na koncu vplivajo na odnose med vodstvom in zaposlenimi, na to, kako poteka komunikacija, kjer odgovornosti prevzamejo in kako poslovodstvo nadzoruje podjetje. To lahko celo vpliva na to, kako podjetje raste na trgu ali širi svoje poslovanje.
Dobra novica je, da strukture niso napisane v kamnu in da jih je mogoče preprosto spremeniti ali spreminjati, ko podjetja rastejo ali se s časom skrčijo.
Funkcije različnih organizacijskih struktur
Tako kot nekateri delovni projekti koristijo sprejetje specifičnega delovnega toka, lahko organizacije pogosto delujejo bolje, če so pri delu strukturne organizacije.
Funkcionalne organizacije običajno delujejo s prenosom določenega dela na oddelke, ki bodo odgovorni za karkoli in vse pod tem krovom. Na primer, računovodstvo bo obravnavalo zadeve, ki so plačljive in terjatve. Trženje obravnava trženje, oglaševanje in promocije. Človeški viri obravnavajo najemanje, vkrcanje in izkrcanje, usposabljanje in druge naloge, povezane z osebjem.
Pri pripravi organizacijske sheme in njihovih funkcij vsak oddelek pozna svojo vlogo, svojo poveljniško verigo in potek dela, ki je za njih specifičen.
Kaj je organizacijsko oblikovanje?
Pri odločanju o strukturi podjetja je to organizacijsko oblikovanje. Ocenjuje se, kakšni so cilji podjetja in se nato pripravlja na verigo poveljevanja in organizacijsko strukturo, ki bo najbolj učinkovita pri doseganju navedenih ciljev.
Najboljša podjetja ne ostanejo statična - s časom se prilagajajo in spreminjajo, da lahko bolje izpolnijo svoje cilje ali se razširijo na nove trge.
Recimo, da ima podjetje iz Hobokena, New Jersey, 47 let izkušenj v prevladujoči vzhodni obali Združenih držav z elektroniko. Morda imajo nov cilj reševanja azijskega trga, ker so se vrata odprla s fantastično priložnostjo. Poslovanje kot običajno ne bo letelo na drugi strani Pacifika. Različni delovni tokovi, jeziki in običaji zahtevajo, da se podjetje prilagodi in se prilagodi pričakovanim poslovnim tradicijam v Aziji.
S preoblikovanjem svoje organizacijske strukture lahko podjetje ustvari nove oddelke in zaposli novo osebje, ki bo najbolje ustrezalo tem vlogam. Oddelek za trženje bo moral najeti večjezično osebje, pravna ekipa pa bo morala poznati zakone za vsak novi trg, ki je vstopil. Dealmakers in pogajalci bodo morali razumeti običaje in možnosti v vsakem kraju. Vse to je mogoče predvideti in načrtovati z ustvarjanjem nove organizacijske dinamike, ki je pripravljena soočiti se s temi izzivi.
Spreminjanje tehnoloških praks v podjetju, dodajanje nove palete izdelkov, odpiranje druge lokacije - vse to bi lahko imelo koristi od spreminjanja ali preoblikovanja obstoječih organizacijskih struktur.
Prednosti funkcionalne strukture
Funkcionalne strukture so lahko v mnogih pogledih zelo učinkovite. Z osredotočanjem na prednosti vsakega zaposlenega in njihovo zadolžitev na oddelek, ki izkorišča omenjene prednosti, podjetje pogosto koristi.
Ti oddelki so idealno vodeni s strani nekoga, ki ima sposobnost in spretnosti, da nadzira in pospešuje vse trenutne naloge. Z združevanjem z drugimi, ki imajo enako temeljno znanje, pogosto obstaja trgovina in dopolnilo lastnosti, ki izmenjujejo med temi zaposlenimi, kar jim lahko pomaga razširiti svoje talente.
Prav zaradi tega je mogoče zelo pomagati področjem, kot je usposabljanje, kadar so v igri funkcionalne strukture, saj so zaposleni obdani z veščinami, ki jih potrebujejo za razvoj.
Prav tako je lahko razlog, da usposabljanje napreduje v funkcionalnih oblikah, saj razvijajo zaposlene, ki so morda prisotni na dolgi rok. Ker zaposleni delajo v oddelkih, osredotočenih na njihove specialitete, lahko pride do zaznane priložnosti za rast in razvoj, ki lahko spodbudijo dolgoročno zvestobo in manjši promet.
Slabosti funkcionalne organizacijske strukture
Težava s stenami je, včasih, ko gredo gor, ostanejo. Nekatera funkcionalno razdeljena podjetja so lahko izpostavljena komunikacijskim izzivom, ker dojemajo, da delujejo ločeno z dobrim razlogom, v nasprotju z zgolj metodo učinkovitosti. V teh primerih lahko pride do konfliktov med potrebami različnih oddelkov. Morda imajo človeški viri in oddelek za informacijsko tehnologijo potrebo po pomoči oddelka za trženje, trženje pa se lahko interno odloči, katera zahteva bo ustrezala na podlagi primernosti ali drugih dejavnikov. Očitno je, da se te situacije lahko zgrešijo in upravljanje je tisto, ki mora razbiti tiste stene, ki povzročajo teritorialne prepire.
Z vključevanjem strokovnjakov za posamezne oddelke, pomeni, da so splošni strokovnjaki lahko spregledani. Dodatna stran za splošne strokovnjake je, da lahko pogosto bolje cenijo potrebo po intradivisionalni komunikaciji ali pa imajo boljšo predvidevanje, kako ena naloga koristi drugi in tako naprej. Če generalisti izgubijo svoje mesto v podjetju, ker se ne zaznavajo, da imajo dovolj močne sposobnosti v katerem koli oddelku, to lahko pomeni, da podjetje izgubi dragocene diverzifikacijske in premostitvene lastnosti, ki jih ti igralci prinašajo.
Konflikti upravljanja se lahko pojavijo tudi v podjetjih s funkcionalno strukturo. Lahko se zgodi, da ima vsak vodja oddelka kratkoviden pogled na to, kaj pomeni uspeh, kot je uspešnost njihovega oddelka najpomembnejši kriterij za merjenje uspeha, namesto da bi gledali na širšo sliko. Kadar so merila odvisna od uspešnosti oddelka, lahko vplivajo tudi na vedenje zaposlenih in lahko ovirajo inovacije in hitro odločanje.
Kdaj so koristne funkcionalne strukture?
Ko so podjetja stabilna in ne uvajajo nenehno novih izdelkov, lahko dobro delujejo kot funkcionalna organizacija. Če se industriji ne dajo pogoste spremembe, obstaja osnovna osnovna sredstva, in to so lastnosti, ki ustrezajo funkcionalnim strukturam.
Velikost podjetja ne pomeni nujno, ali je funkcionalna organizacija koristna za to. Lokalna trgovina za pnevmatike lahko dobro deluje s funkcionalno strukturo, Amazon.com pa uporablja tudi funkcionalno strukturo. To je navpična veriga poveljevanja v Amazonki, za dobro in slabo. To lahko pomeni, da so včasih počasnejši pri odzivanju na dileme, vendar pomeni tudi, da obstaja močna osrednja blagovna znamka in povezan način upravljanja med vsemi njihovimi oddelki na mednarodni ravni.
Organizacijske strukture so lahko nekako podobne nepremičninam - kar je popolno za danes, je morda preveliko ali premalo za jutri. Smiselno je od časa do časa razmisliti o tem, kako je podjetje organizirano, saj lahko malo prilagoditve in inovacije dramatično vplivajo na produktivnost in uspeh.
