Da bi prišlo do komunikacije, mora poslušalec razumeti, kaj pomeni pošiljatelj - proces, ki je lažji kot narediti. Komunikacija je zmedena zaradi številnih vprašanj, vključno z zlorabo besed in neverbalnih sporočil, kot so glas in izraz obraza.
Kompleksen, večplasten, dinamičen komunikacijski proces je lahko učinkovit pri prenosu pomena, če pošiljatelj prepozna številne ovire za komunikacijo in sprejme ukrepe za njihovo premagovanje. Na primer, pošiljatelj mora razumeti, da bo poslušalčeva interpretacija sporočila odvisna od njegovega osebnega referenčnega okvira.
Prepoznajte perspektivo
Poslušalci vidijo vsako razpravo od svojih osebni referenčni okvir, ki vključuje njihove prednostne naloge, osebne in kulturne vrednote ter izobraževalno, poklicno in družinsko ozadje. Od govornika je, da to prepozna in ustvari sporočilo, ki ga lahko sprejemnik učinkovito razbere.
Izogibajte se stereotipom vaše ciljne skupine
Potrebno je razmisliti o dejanskem referenčnem okviru poslušalca, namesto tega, kar domnevate, da temelji na vašem stereotipu o njem. Referenčni okvir vsake osebe je edinstven. Zato je predpostavka, da poslušalec odraža običajen stereotip zaradi njegove starosti, spola ali kulture, neprimerna in problematična.
Zavedajte se, da lahko poslušalci prejmejo drugačno sporočilo
Ko poslušalec sliši sporočilo, ki ne sovpada z njegovimi osebnimi prepričanji in predpostavkami, bo imel težave z razumevanjem ali ukrepanjem v odgovor na to. Zato je pomembno, da govornik pogosto ponovite sporočilo in ga po potrebi preoblikujte.
Oblikuj odnos in nato komuniciraj
Če poslušalec ne pozna govorca ali ima zaupanje v njene poverilnice ali strokovno znanje, bo poslušalec verjetno prezrl sporočilo ali zmanjšal verjetnost, da bo sporočilo veljavno. Dobro je, če govornik poskuša vzpostaviti odnos s poslušalcem, preden poskuša prepričati poslušalca, naj sprejme kakršno koli dejanje.
Sprejmite ta žargon kot negativno sporočilo
Ljudje, ki ne poznajo ali ne uporabljajo določenih izrazov, lahko menijo, da je uporaba teh izrazov žaljiva ali verjame, da govornik poskuša biti varljiv. Žargon uporabite le, če ste prepričani, da ga bo poslušalec dobro razumel. V nasprotnem primeru omejite svoj govor na jedrnat in jasen jezik.
Čas, ko je vaše sporočilo primerno
Da bi zagotovili, da boste poslušalcu pritegnili pozornost, posredujte svoje sporočilo, ko obstaja majhna verjetnost, da bo njena pozornost prekinjena z drugim zvokom. Poskrbite, da bo pozorna da bi čim bolj povečala možnost, da bo obdržala informacije.
Vadite popolno razkritje
Občinstvo se lahko zaveda, da govornik zadrži določene informacije, da se izogne obravnavanju morebitnih negativnih učinkov, ki jih prinaša. Dovolj pogosto, prikrivanje informacij uničuje zaupanje in škoduje odnosom. Najbolje je iskreno govoriti in posredovati vse slabe novice neposredno in enotno vsem poslušalcem, ne glede na njihovo vlogo v organizaciji.
